Аксесс. создание межтабличных связей.

В связанных таблица одна таблицы является главной, которая обязательно должна содержать ключевое поле, а другая – подчиненной, которая содержит аналогичное поле, в ней не являющееся ключевым. Ключевое поле главной таблицы называют первичным ключом. Ключевое поле подчиненной таблицы называют внешним ключом. Связываемые поля таблиц должны иметь один тип данных.

Между таблицами могут быть следующие типы связей:

— связь «один к одному» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана только с одной строкой подчиненной таблицы;

— связь «один ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы; при этом любая строка подчиненной таблицы связана только с одной строкой главной таблицы;

— связь «многие ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы и в то же время одна строка подчиненной таблицы связана с несколькими строками главной таблицы.

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу

Создать связь можно двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей. Второй путь — выбрать команду Связи — Изменить связь из главного меню Access. После этого появится диалоговое окно (рис. 3.27), в котором можно изменить поля, которые связаны. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, когда связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Если установить параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматической изменение связанных данных в подчиненной таблице.

Вопрос16

Аксесс. Создание и редактирование форм.

Создание форм.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Оператор при работе с базой данных вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации.

Создать форму можно несколькими способами. Если в окне базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 3.28).

Конструктор позволяет создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность создать форму на основе выбранных полей. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица — со сводной таблицей Excel.

По терминологии Access все, что добавляется в форму, называют элементами управления. Различают два их вида: связанныеи несвязанные. Связанные элементы управления формы используют данные из полей в таблице базы данных. Несвязанные элементы формы содержат пояснительный текст или графику, они не связаны с полями базы данных.

Список полей позволяет методом «перетащил и оставил» быстро добавить на форму элементы для ввода данных в поля таблицы (окно «сотрудники» на рис. 3.29).

Панель элементов (рис. 3.29) позволяет добавлять в область данных стандартные элементы управления, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета.

Надпись (Label) – предназначена для ввода заголовков, поясняющего текста и примечаний.

Поле (TextBox) – предназначено для вывода информации из полей базы данных, это связанный элемент.

Поле со списком (ComboBox) – после перетаскивания объекта на форму вызывается Мастер.

Список (ListBox), в отличие от поля со списком, позволяет лишь выбрать одно из заранее предусмотренных значений.

Кнопка (Button) – элемент управления, который содержит некоторый набор команд, предназначенных для создания управляющих действий при работе с формами.

Набор вкладок – вкладки позволяют разместить в одном окне формы несколько наборов интерфейсных элементов.

Подчиненная форма/отчет – форма, находящаяся внутри другой формы.

Вопрос18

Аксесс. Созданиие запросов,задание условий отбора в запросах. Виды запросов.

Создание запросов.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:

— запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

— запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных. К этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

— запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса. Для этого необходимо:

1) открыть Конструктор запросов;

2) В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу или таблицы, на основе которых составляется запрос. При этом в окне конструктора появится таблица с именами полей.

3) После ввода таблицы (таблиц) щелкнуть по кнопке Закрыть.

4) Переместить необходимые для запроса поля таблицы в поля окна Конструктор запросов (рис. 3.33).

5) Установить порядок сортировки записей по значениям каких-либо полей (например, сортировать записи в алфавитном порядке по полю ФИО).

6) Определить необходимость вывода на экран значений полей. Если «Да», то щелкнуть мышью по квадратику в строке «Вывод на экран».

7) Ввести в строку «Условие отбора» соответствующие значения полей, по которым производится отбор данных из таблиц. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и сравниваемых операторов (рис. 3.33).

При задании условий отбора данных необходимо соблюдать следующие правила.

1) Перед вводом значения текстового (символьного) поля должен стоять знак «=».

2) Вводимая строка символов должна быть заключена в кавычки. Данное правило, если вы забыли его соблюсти, Аccess выполнит сам.

3) Математические условия выборки определяются известными операторами сравнения (=, , =). Кроме этих операторов могут применяться операторы сравнения BETWEEN, IN, LIKE и логические операторы OR, AND, NOT.

4) При составлении условий выборки по полям Дата/Время могут применяться условия (функции), которые при составлении запроса вводятся как вычисляемые поля.

5) Если условие отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.

6) В качестве операндов могут использоваться литералы,

7) Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции И,

8) Сформировать условие отбора можно с помощью Построителя выражения.

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Запрос с параметрами — запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Задание параметров производится в строке Условия отборадля соответствующих полей. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Вопрос17

Аксесс. Создание и редактирование отчётов.

Отчет- это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.Основное различиемежду отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты — для просмотра данных

Следующее окно Мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета и в нем также имеется поле для просмотра образцов. Выбрав стиль, следует нажать кнопку Далее и присвоить отчету имя. Из этого же окна можно открыть режим конструктора, чтобы внести исправления в отчет или улучшить его оформление.

Отчет можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл.

Статьи к прочтению:

Access для начинающих. Урок 1: Интерфейс

Похожие статьи: