Автоматизация задач в интегрированных средах

Основной задачей программного обеспечения интегрированных сред компьютера является упрощение, автоматизация и ускорение выполнения задач. Пакет Microsoft Office предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с приложениями: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA). Поскольку возможности макросов ограничены, для создания сложных приложений следует использовать язык VBA, который доступен во всех приложениях Microsoft Office.

Макросы

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос– набор из одной или нескольких макрокоманд, выполняющих определенные операции и использующихся при автоматизации часто выполняемых задач. Макрокоманда– основной компонент макроса, замкнутая инструкция, самостоятельно или с другими макрокомандами определяющая выполняемые в макросе действия. Макрос — это серия команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу.

Перед тем как записать или написать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Выражение, которое проверяет выполнение некоторого условия для осуществления (неосуществления) перехода к указанной в выражении макрокоманде, носит название условное выражение в макросе. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, присоединенном к приложению.

Редактор Visual Basic позволяет изменять макросы, а также копировать их либо из одного модуля в другой, либо между различными приложениями. Кроме того, можно переименовывать модули, в которых хранятся макросы, или переименовывать сами макросы.

Иными словами, макрос является командой, которая создается самим пользователем и служит для автоматизации рутинных операций. Макросы избавят пользователя от скучной механической работы, предоставив больше времени для творчества и размышлений. Стоит отметить, что преимущество макросов во многом объясняется тем, что язык макрокоманды, называемой Visual Basic, тесно связан с функциями приложений, и, по сути, макросы являются аналогами команд. Это означает, что, изучая процессы создания и запуска макросов, пользователь работает непосредственно со структурой функций. Благодаря тесной взаимосвязи функций и макросов пользователь может закреплять команды или макросы за любыми меню, комбинациями клавиш и панелями инструментов, в том числе и созданных самим пользователем.

Выражаясь более точно, макросы позволяют перепрограммировать приложения: модифицировать его функции, изменяя названия связанных с ними команд и их расположение в меню, преобразуя выполняемые ими действия и заменяя клавиши, которым они присвоены. Так же свободно можно обращаться и с кнопками панелей инструментов и операциями, которые они вызывают.

Для создания макросов и работы с ними, надо, по меньшей мере, знать, как выбираются команды, перемещается курсор ввода и выделяется текст.

Создание макросов

Чтобы воспользоваться макросом, его надо сначала создать, а затем запустить.

Существует два способа создания макросов:

1. Записью действий пользователя.

2. С помощью команды “Макрос” из меню “Сервис”.

При создании макроса первым способом он составляется из операторов так, как если бы программа писалась на каком-нибудь языке программирования. Пользователь должен быть знаком с языком, на котором составляются макросы.

Второй способ – запись команд и нажатие клавиш – более простой и наиболее приемлем для пользователя. Достаточно активизировать встроенную в программу функцию записи макрокоманд и выполнить нужные действия. Например, в программе Excel для этого следует (см. иллюстрации в Приложении 5 Файла материалов):

В меню “Сервис” выбрать подменю “Макрос” и выбрать команду “Начать запись”.
Ввести имя макроса в соответствующее поле. Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания.
Чтобы выполнить макрос с клавиатуры с помощью сочетания клавиш, ввести соответствующую букву в поле Сочетание клавиш. Для строчных букв используется сочетание “CTRL+ буква”, а для заглавных — “CTRL+SHIFT+ буква”, где “буква” — любая клавиша на клавиатуре. Буква, используемая в сочетании клавиш, не может быть цифрой или специальным символом. Заданное сочетание клавиш будет заменять любое установленное по умолчанию в Microsoft Excel, пока книга, содержащая данный макрос, открыта.
В поле “Сохранить в книге” выбрать книгу, в которой должен быть сохранен макрос.
Чтобы создать краткое описание макроса, ввести необходимый текст в поле “Описание”.
Нажать кнопку “ОК”.

По умолчанию при записи макроса в Microsoft Excel используются абсолютные ссылки. Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. Для того, чтобы с помощью макроса обрабатывать произвольные ячейки, следует записать его с относительными ссылками. Для этого следует нажать кнопку “Относительная ссылка” на панели инструментов “Остановка записи”. Относительные ссылки будут использоваться до конца текущего сеанса работы в Microsoft Excel или до повторного нажатия кнопки “Относительная ссылка”.

Выполнить макрокоманды, которые нужно записать.
Нажать кнопку “Остановить запись” на соответствующей панели инструментов.

Для того чтобы макрос сначала выбирал определенную ячейку, выполнял макрокоманду, а затем выбирал другую ячейку, связанную с активной, нужно использовать и абсолютную, и относительную ссылки при записи макроса. При записи относительных ссылок кнопка “Относительная ссылка” должна быть нажата. При записи абсолютных ссылок кнопка “Относительная ссылка” не должна быть нажата.

Для автоматизации работы в приложениях можно создавать группы макросов. Группа макросов — это набор связанных макросов, сохраняемых под общим именем.

Статьи к прочтению:

BAXON:Автоматизация Гостиниц, Санаториев, Пансионатов

Похожие статьи: