Етодика автоматизированного учета материальных ресурсов на
ели и задачи автоматизации бухгалтерского учета
материальных ресурсов на производственном предприятии.
Учет материальных ресурсов на производственном предприятии включает наблюдение за состоянием и движением сырья и материалов, топлива, запасных частей и других материальных ценностей, обеспечивающих функционирование предприятия; сюда также относится учет готовой продукции, товаров и тары.
Основные проблемы бухгалтерского учета материальных ценностей связаны с необходимостью вести объёмный высокодетализированный аналитический учет по многим наименованиям ценностей, что требует организации громоздких картотек. Также для участка учета материальных ресурсов характерно большое количество первичных документов, которые требуется обрабатывать оперативно, в кратчайшие сроки после совершения хозяйственных операций. Ещё больше повышает трудоёмкость этого участка учета многообразие сводной документации (нужны регистры и суммового учета и натурально-стоимостного).
Цель автоматизации учета материальных ресурсов — обеспечить своевременную обработку первичных документов и оперативно сформировать сведения о текущем состоянии и движении материальных ценностей в разрезе наименований, мест хранения и материально-отвественных лиц, достигая при этом усиление контроля сохранности материальных ценностей и повышения рациональности их использования.
Основные задачи автоматизированной системы учета материальных ресурсов:
1. Организация детализированного натурально-стоимостного аналитического учета материальных ресурсов по наименованиям ценностей, местам хранения и материально-отвественным лицам. Обеспечение эффективного и прозрачного складского учета материальных ценностей.
1.1. Ведение электронной картотеки (справочников) наименований материальных ценностей по их видам (сырье, материалы, топливо, готовая продукция, полуфабрикаты, товары, тара), группам и подгруппам.
1.2. Обработка операций поступления, внутреннего перемещения и выбытия материальных ценностей, с формированием соответствующей первичной документации и электронных массивов оперативной информации.
1.3. Автоматизированный контроль количественных остатков материальных ценностей в разрезе их наименований, групп, подгрупп.
1.4. Автоматизированное формирование отчетности материально-ответственных лиц (отчетов по складу).
1.5. Автоматизированная обработка операций переоценки и инвентаризации материальных ценностей.
2. Организация суммового учета материальных ценностей. Обработка проводок по счетам учета материальных ресурсов.
2.1. Ведение справочников материально-ответственных лиц и мест хранения (центров ответственности).
2.2. Контроль остатков материальных ценностей в разрезе материально-ответственных лиц.
2.3. Обработка первичных документов (массивов оперативной информации), отчетности по складу и формирование бухгалтерских записей по учету материальных ресурсов, в том числе в аналитическом разрезе.
2.4. Автоматизированное формирование сводных регистров синтетического и аналитического учета материальных ресурсов (журналов-ордеров, оборотных ведомостей, страниц главной книги по счетам учета материальных ценностей).
3. Автоматизированное формирование показателей для экономического анализа, оперативного управления, бухгалтерской и статистической отчетности.
Перечисленные выше задачи могут быть решены на базе программного средства 1С:Предприятие.
етодика автоматизированного учета материальных ресурсов на
базе программного средства 1С:Предприятие
Автоматизированная система учета материальных ресурсов на базе программы 1С:Предприятие, как правило, организуется в форме двух взаимосвязанных АРМ-ов бухгалтера:
— АРМ бухгалтера по учету материалов и
— АРМ бухгалтера по учету готовой продукции.
При использовании сетевой версии программы указанные выше АРМы интегрируются с другими АРМ в рамках комплексной системы бухгалтерского учета.
Все АРМ бухгалтера на базе программы 1С:Предприятие используют ее типовые (универсальные) возможности по ведению синтетического учета (обработка проводок и формирование страниц Главной книги) и по ведению аналитического учета (механизм субконто). Кроме этого в конфигурации Бухгалтерия для Беларуси имеются возможности обрабатывать специфичную для производственных предприятий первичную документацию по движению материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и формировать сводные регистры, ориентированные на учет в производстве.
АРМ бухгалтера по учету материалов
Методика организации компьютерного учета материалов на базе программы 1С:Предприятие предусматривает автоматизирование ведение счета 10 Материалы.
В плане счетов программы с конфигурацией Бухгалтерия для Беларуси заведен счет 10 Материалы, к которому открыты следующие субсчета:
10.1 Сырье и материалы,
10.2 Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали,
10.3 Топливо,
10.4 Тара и тарные материалы,
10.5 Запасные части,
10.06 Прочие материалы,
10.07 Материалы, переданные в переработку на сторону,
10.08 Строительные материалы,
10.09 Инвентарь и хозяйственные принадлежности,
10.9.1 Инвентарь и хозяйственные принадлежности на складе,
10.9.2 Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации,
10.10 Специальная оснастка и специальная одежда на складе,
10.11 Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации:
10.11.1 Спецодежда в эксплуатации,
10.11.2 Спецоснастка в эксплуатации,
10.13 Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы,
10.14 Временные (нетитульные) сооружения и приспособления.
Работа с планом счетов осуществляется в режиме Операции подрежиме Планы счетов функция План счетов бухгалтерского учета.
Особенности настройки счета 10 в программе 1С:Предприятие
По субсчетам счета 10 Материалы в конфигурации Бухгалтерия для Беларуси предусмотрено ведение аналитического учета (субконто) в следующих разрезах:
? Номенклатура — учет по группам, подгруппам и наименованиям материалов;
? Партии — учет материалов в разрезе документов оформляющих партии,
? Склады — учет по местам хранения;
дополнительно по отдельным субсчетам:
? Контрагенты — учет материалов переданных в переработку по счету 10.07 Материалы, переданные в переработку на сторону,
? Работники организаций — учет в разрезе работников по счетам 10.9.2 Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации, 10.11.1 Спецодежда в эксплуатации,
? Подразделения — учет по подразделениям по счету 10.11.2 Спецоснастка в эксплуатации.
Основные виды работ по настройке АРМ бухгалтера по учету материалов
на базе программы 1С:Предприятие
1. Настройка системы цен на материалы.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПредприятие – Товары (материалы,продукция,услуги) – Типы цен номенклатуры |
Для организации учета материалов могут использоваться следующие типы цен:
¨ Закупочная цена (вид цены – Закупочная, округлять – до 10),
¨ Плановая цена (вид цены – Плановая, округлять – до 10).
2. Настройка разделов и подразделов в справочнике Номенклатура (Материалы).
Справочник Номенклатура содержит раздел Материалы (тип номенклатуры — Товар), внутри которого рекомендуется завести подразделы (группы).
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеОперации – Справочники – Номенклатура – Материалы – Действия – Новая группа |
Группы материалов заводятся в разрезе субсчетов.
Для каждой такой группы с помощью функции Счета учета номенклатуры назначаются: счет бухгалтерского учета (устанавливается по соответствующему субсчету к счету 10), счет учета НДС по приобретённым ценностям (18.3) и др.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПредприятие – Товары (материалы,продукция,услуги) – Счета учета номенклатуры |
3.Ввод наименований материалов и их реквизитов.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеОперации – Справочники – Номенклатура – Материалы –выбор группы–вводматериалов — INSERT |
Наименования материалов создаются внутри соответствующих групп материалов. При этом вводится:
— Краткое и Полное наименование материала;
— Вид номенклатуры — Материалы (тип — Товар);
— Единица измерения;
— данные закладки По умолчанию (ставка НДС, Статья затрат для списания на производство и др.);
— данные закладки Цены (установка уровня цен по типам цен на определённую дату);
— данные закладки Счета учета (отражает результаты выполнения функции Счета учета номенклатуры).
4. На этапе внедрения программы организуются массивы данных о начальных партиях материалов и остатках по ним.
Партионные остатки по всем материалам, кроме учитываемых на счетах 10.9.2, 10.11 и 10.7, вводятся следующим образом.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПредприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка Остатки по партиям –ввод данных по каждому наименованию материала в остатке отдельной строкой (строка определяет номер партии) |
Партионные остатки по счетам 10.9.2, 10.11 вводятся следующим образом.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПредприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка Остатки по партиям в эксплуатации |
Партионные остатки по счету 10.7 вводятся следующим образом.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПредприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка Материалы переданные в переработку |
Ввод начальных остатков производится детально, в разрезе наименований материалов и мест хранения (складов). При этом остатки вводятся как по сумме, так и по количеству. Для проверки ввода начального сальдо по материалам в аналитическом разрезе используется машинограмма Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 (режим Отчеты).
Методика обработки оперативных данных по движению материалов
После настройки программы, ввода начального сальдо переходят к обработке оперативных данных по движению материалов.
Обработка оперативных данных по движению материаловв программе 1С:Предприятие организуется методом от документа. При этом в технологии автоматизированного учета материалов выделяются следующие этапы:
1. Оформление бланка документа (без проведения), печать его на принтере и сохранение в базе данных.
2. Использование бумажной копии документа для сопровождения хозяйственной операции.
3. После совершения хозяйственной операции происходит передача бумажного документа в бухгалтерию. Бухгалтер производит сверку бумажной копии документа с записью в электронной базе данных. При необходимости электронный документ корректируется и затем проводится в бухгалтерском учете. При этом в базе данных 1С:Предприятие формируются электронные бухгалтерские записи.
4. Сдача бумажной копии документа в архив.
5. Дальнейшая работа с электронной копией документа и его электронными проводками.
Порядок обработки отдельных видов хозяйственных операций
по движению материалов
Функции по обработке документов, связанные с движением материалов, собраны в режимах Покупка, Производство. Методом от документа в программе могут быть обработаны следующие хозяйственные операции.
- Поступление материалов (проводится).
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПокупка – Поступление товаров и услуг – Insert –выбор вида операции документа Покупка, комиссия– Цены и валюта –––– ОК –– Ввести основание для вычета НДС – ОК |
При заполнении экранной формы документа на закладке Товары в табличной части вводятся наименования, количества и цены поступивших материалов. Закладка Счета учета расчетов показывает, какие счета будут использоваться для формирования проводок по поступлению материалов. На закладке Дополнительно указываются реквизиты внутреннего приходного ордера склада и ответственное лицо. После проведения документа, через реквизит Основание для вычета НДС (под табличной частью) автоматически оформляется счет-фактура по НДС. Неавтоматическое отражение данных для вычета НДС производится на закладке Вычет НДС.
Оформленный документ проводится по дебету счета 10 и кредиту счетов указанных на закладке Счета учета расчетов. Дополнительно формируется проводка по НДС (как правило, дебет 18.3 кредит 60.1).
- Отражение дополнительных расходов при поставке материалов (проводится).
Если материалы поступали с транспортными расходами, то в интерфейсе работы с приходным документом Поступление товаров и услуг через пункт Ввести на основании запускается функция Поступление доп. расходов (проводится), где вводятся данные счета на транспортные услуги. Указывается сумма расходов, ставка НДС, а также определяется способ распределения расходов по доставке между материалами (как правило, устанавливается По сумме). Через пункт Распределить сумма расходов распределяется по наименованиям материалов.
Аналогичный документ может быть введен другим способом.
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПокупка – Поступление доп.расходов – Заполнить – Заполнить по поступлению ––– Распределить – ОК –– Основание для вычета НДС –– ОК |
- Отпуск материалов в производство (проводится).
Этап 1.
Отпуск материалов со склада в кладовую цеха (проводится без сумм).
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеСклад – Перемещение товаров – Выбор вида операции документа – Товары, продукция–– реквизит Отправитель – реквизит Получатель –– Записать – Заполнить партии – ОК – |
При заполнении документа в шапке указывается Отправитель и Получатель материалов. На закладке Товары в табличной части указываются наименования, партии и количества передаваемых материалов, а также счета их учета у отправителя и получателя.
Особенностью проведения данного документа является то, что в проводках нет сумм, а заполнен только реквизит количество.
Этап 2.
Списание материалов на затраты (проводится).
| Меню подсистемы 1С:ПредприятиеПроизводство – Требование-накладная – Флаг Счет затрат на закладке Материалы – Склад– Подразделение– –– Записать – ОК – |
При заполнении документа в шапке указывается Склад (место хранения) с которого идет отпуск на затраты. На закладке Материалы в табличной части указываются наименования, коды партий (пиктограмма Заполнить партии) и количества отпускаемых материалов. На закладке Счета затрат, если она есть (стоит флаг Счет затрат на закладке Материалы), указывается счет отнесения затрат, как правило, 20.1. В аналитике по этому счету:
¦ в реквизите Подразделение указывается подразделение, которое получает материалы,
¦ в реквизите Номенклатурная группа ука