Информационные технологии создания документов

Многообразие управленческих ситуаций определило следующий перечень основных информационных технологий создания документов:

— текстовой процессор;

— табличный процессор;

— графический редактор.

Большинство документов – текстовые, поэтому компьютерные средства работы с текстовыми документами являются наиболее распространенными. К таким средствам относят текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов; текстовые процессоры обеспечивают широкий набор функциональных возможностей по подготовке документов любой сложности. Примером первой является стандартный текстовой редактор Блокнот в системе Windows, который позволяет подготавливать форматированные тексты, имеющие расширение .txt. Текстовый редактор используют, например при подготовке текста сообщения, отправляемого по электронной почте. Наиболее распространенным текстовым процессором, средствами которого подготавливают подавляющее большинство документов, является MS Word, входящий в состав интегрированного пакета MS Office. Текстовые файлы, подготовленные MS Word имеют расширение .doc.

При подготовке документов на компьютере используют следующие основные группы операций:

— ввод текста;

— редактирование (правка) текста;

— оформление текста будущего документа;

— печать документа;

— сохранение текста.

В общем случае данные группы операций реализуются сложным последовательно-параллельным образом, с периодическим возвратом к ранее выполненным. Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню. Большинство меню находится в строке меню, расположенной в верхней части экрана, и содержат основные инструменты для работы с документами. Команды определенного функционального назначения объединены на специальных панелях инструментов.

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т.п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обработке. Подобные табличные формы представления числовой информации могут являться как составной частью другого документа, так и самостоятельным табличным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процессоры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет:

— создать и оформить табличный документ;

— автоматизировать различные вычисления над табличными данными;

— хранить, упорядочивать и оформлять финансовую и экономическую информацию;

— выполнить функции простейшей базы данных (заполнение, сортировка, поиск, создание сводных результирующих таблиц);

— строить различного рода диаграммы для визуального анализа данных;

— с помощью встроенных функций осуществлять статистическую обработку данных;

— осуществить подбор параметров, моделирование реальных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи.

Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результатов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, заблаговременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги. Одним их самых популярных табличных процессоров является MS Excel, входящий в состав интегрированного пакета MS Office. Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, состоящую из рабочих листов. Каждый лист – это отдельная электронная таблица. Excel обладает широкими возможностями графического представления хранимых данных, причем при изменении исходных данных автоматически обновляется и их изображение в виде графиков и диаграмм.

В настоящее время в любой организации все чаще возникает необходимость работы с компьютерной графикой. Рекламная деятельность, оформительские работы в издательской деятельности, подготовка презентаций, создание Web-страниц и многие другие виды деятельности не могут обойтись без компьютерной графики. Современные пакеты компьютерной графики можно разделить по функциональному назначению на системы иллюстративной графики, деловой графики, презентационной графики, анимационной графики, научной графики, а также графики для проектирования и моделирования объектов. В настоящее время появилась и широко стала использоваться компьютерная графика для музыкальных шоу с применением лазерной графики. Тем не менее, для всех систем компьютерной графики характерным является метод воспроизведения изображений на экране монитора и на печатающем устройстве типа принтер или плоттер (графопостроитель). Существует два основных способа формирования и воспроизведения изображения: векторный и растровый.

Растровую графику применяют при разработке электронных и мультимедийных изданий, в том числе презентаций. Иллюстрации таким способом вручную создают редко. Их чаще сканируют или используют цифровые фото- и видеокамеры для ввода растрового изображения в компьютер. Соответственно, большинство графических редакторов, предназначенных для работы с растровыми иллюстрациями, ориентированы не столько на создание изображения, сколько на его обработку.

Растровое изображение напоминает лист клетчатой бумаги, на котором каждая клеточка закрашена черным или белым цветом (для черно-белых изображений). Основным элементом растрового изображения является точка. Если это изображение экранное, то точка называется пикселем. Качество изображения определяется количеством точек на дюйм (разрешением). В зависимости от того, на какое графическое разрешение экрана настроена операционная система компьютера, на экране могут размещаться изображения, имеющие 640х480, 800х600, 1024х768 и более пикселов. Чем выше требование к качеству, чем больше размер изображения, тем большие объемы данных надо хранить и обрабатывать. Большие объемы данных – это основная проблема при использовании растровых изображений. Другим недостатком растровой графики является невозможность масштабирования изображения без потери качества.

Файлы растровой графики хранят в нескольких форматах. Для системы Windows наиболее характерным является формат Windows Bitmap (файлы имеют расширение .bmp). Файлы такого формата имеют большой размер. Для Web-документов, циркулирующих в сети Интернет, очень важен размер файла, поскольку от него зависит скорость доступа к информации. Поэтому при подготовке Web-страниц используют форматы, обеспечивающие более плотное сжатие. К ним относятся формат JPEG (файлы имеют расширение .jpg) и формат GIF (расширение .gif)

Для хранения многоцветных нерегулярных изображений (фотографий) используют формат JPEG. Этот, формат отличается тем, что обеспечивает хранение данных с огромной степенью сжатия, но за счет потери части информации. Однако на таких иллюстрациях, как цветные фотографии, это малозаметно. Формат GIF – самый «плотный» из графических форматов, не имеющих потери информации. В этом формате хранятся и передаются малоцветные изображения, например рисованные иллюстрации. У формата GIF есть особенности, позволяющие создавать необычные эффекты: прозрачность фона и анимацию изображения. Существует множество программ, предназначенных для работы с растровыми изображениями; их называют растровыми графическими редакторами. Ряд таких редакторов ориентирован непосредственно на процесс рисования. В них акцент сделан на использование удобных инструментов рисования. К простейшим программам этого класса относят графический редактор Paint, входящий в состав операционной системы Windows. Другой класс растровых графических редакторов предназначен не для создания изображения с «нуля», а для обработки готовых рисунков с целью улучшения их качества. К таким программам относится Adobe Photoshop.

Программные средства для работы с векторной графикой ориентированы, в первую очередь, для создания иллюстраций и в меньшей степени для их обработки. Такие средства широко используют для создания реклам, в дизайнерской деятельности. Оформительские работы, основанные на применении шрифтов и простейших геометрических элементов, решаются средствами векторной графики намного проще. Основным элементом изображения в векторной графике является линия; все, что есть в векторном изображении, состоит из линий. Линии имеют свойства: форму, толщину, цвет, характер (сплошная, пунктирная и т.п.). Замкнутые линии имеют свойство заполнения (например, цветом, текстурой). Векторная графика устраняет оба недостатка растровой, но, в свою очередь, значительно усложняют работу по созданию художественных иллюстраций. На практике средства векторной графики используют не для создания художественных композиций, а для оформительских, чертежных и проектно-конструкторских работ, когда основным требованием к изображению является высокая точность формы. Такая задача возникает, например, при разработке логотипов компаний, при оформлении текста, при иллюстрировании не рисунком, а чертежом, схемой, диаграммой.

К основным редакторам векторной графики относят Adobe Illustrator, Macromedia Freehand и CorelDraw. Все эти редакторы работают с одними и теми же объектами векторной графики, основаны на одних и тех же принципах, имеют схожие инструменты, и, соответственно, приемы создания векторных изображений в этих редакторах похожи. Для создания трехмерных объемных (3D) изображений предназначена система векторной графики 3D Studio Max. С помощью данного средства можно создавать не только статические, но и динамические изображения. Пакет многофункциональный и достаточно сложный для освоения. Работа с ним требует определенных предварительных навыков работы с более простыми пакетами.

Среди современных систем компьютерной графики можно выделить пакеты презентационной графики, позволяющих готовить презентации. Электронная презентация – это демонстрационные материалы, используемые при публичных докладах, на лекциях и выступлениях. На базе электронных презентаций возможно также создание различного рода рекламной документации. В пакете Microsoft Office функцию создания электронных презентаций реализует программа PowerPoint. Редактор электронных презентаций по своим функциям объединяет возможности текстового процессора и графического редактора. С помощью PowerPoint можно создавать презентации различных типов: для демонстрации на экране, в виде черно-белых или цветных слайдов, для вывода на принтер, для публикации в Интернете. В случае большой аудитории презентации демонстрируются с помощью проектора, подключаемого к компьютеру.

Как файл, созданный в приложении Word, состоит из отдельных станиц текста, так файл электронной презентации состоит из отдельных кадров или слайдов. Если содержимое слайда не помещается на странице целиком, то избыток не переходит на следующую страницу, а теряется. Электронная презентация обладает рядом преимуществ перед традиционной технологией создания демонстрационных материалов (черчением плакатов на ватмане): оперативность в подготовке материла, использование возможностей компьютерной графики, легкость копирования и транспортировки, возможность использования информации, созданной в других приложениях Microsoft Office. Экранный интерфейс PowerPoint соответствует всем стандартам пользовательского интерфейса Windows, описанным ранее. PowerPoint является прекрасным и удобным инструментом для создания качественных презентаций любого вида и способа использования.

Статьи к прочтению:

Текстовые документы и технологии их создания | Информатика 7 класс #22 | Инфоурок

Похожие статьи: