Интегрированные среды в корпоративных

Сетях

Гипертекст

Гипертекстом называется способ организации информации и доступа к ней, при котором между различными текстами и/или фрагментами текстов установлены связи, а выделение связи автоматически обеспечивает доступ к соответствующему тексту или фрагменту текста.

Гиперссылка– это способ перехода на другое место в гипертексте.

Признаки гипертекста:

• это нелинейный текст, т.е. в нем последовательности фрагментов по одной теме могут выбираться в достаточно произвольном порядке. Таким образом, двух одинаковых гипертекстов может и не быть, даже если исходные тексты одинаковы;

• гипертекст не имеет ни начала, ни конца, поэтому его можно читать с любого места, многократно возвращаясь назад или вперед;

• для ввода (задания) тематики (содержания) гипертекста нужно знать ключевые слова и/или дескрипторы или общую тематику той сферы, которая является предметом интереса. Тогда в ответ на общее ключевое слово вы получаете меню, составленное из дескрипторов данной информационной системы.

Дескриптор — это описатель, который множество однородных понятий или терминов заменяет одним и тем самым нормализует (накладывает ограничения на неоднозначность, “размытость” и “цветастость”) естественную речь.

Просматривая список дескрипторов, — меню, можно найти их некоторую совокупность, которая определяет тематику пересечением значений дескрипторов. Таким образом, посредством выделения (пометок) некоторой совокупности дескрипторов задается содержание всех фрагментов гипертекста, считываемых из базы данных при ее просмотре.

Гипертекст обладает высокой информативностью, поскольку вследствие извлечения информации из множества источников выделенные системой фрагменты в совокупности объемно и полно раскрывают рассматриваемую проблему. В гипертексте тематически связанные фрагменты, получаемые как бы наложением множества источников и исключением из них лишней для заданного гипертекста информации, дают одно комбинированное описание проблемы (темы).

Как было отмечено выше, гипертекст — нелинейный текст, поэтому он может включать в себя не только фрагменты традиционного текста, но и графики, чертежи, изображения (статические и динамические), вставки звуковых эффектов (речь, музыка, производственные шумы и звуки), мультипликации и анимации, видеоинформацию, сюжеты киноинформации. Следовательно, в гипертексте практически нет ограничений на комбинирование фрагментов информации различной природы или мультиинформации (гиперинформации). Такая гиперинформация, как исходные тексты, записывается на интегральный универсальный носитель — гипермедиа — на основе компактных оптических дисков.

Рассмотрим простейший пример построения гипертекста на основе анализа определения термина.

Концептуально полное содержание термина предполагает рассмотрение всех аспектов, связанных с термином, и представление в сжатом (тезисном) виде его современного и перспективного содержания. Определение термина “информация” следующее:

В практических случаях гипертекст содержит описание смыловых связей не только между терминами, но и между темами, разделами, понятиями. Фактически в этом случае создается электронная документация, которую можно не только последовательно “листать”, но и просматривать, проходя по выделенным смысловым связям. Здесь нет ограничений на направление “листания”, а заранее заготовленные (вспомогательные) тексты позволяют полностью содержательно раскрыть смысл всех понятий, используемых в документации.

Механизм гипертекста особенно полезен при работе с набором взаимосвязанных фрагментов текста, объектами, фактами, понятиями. Схема связей позволяет выполнить как бы “навигацию” по гипертексту, когда вначале становится ясен общий смысл предмета, а затем, по мере необходимости, уточняются составляющие части и детали. В гипертекстах делается попытка передать машине элементы “интеллектуальных” функций человека, связанных с рассуждениями и пояснениями.

Гипертекстовая система –представление информации в виде некоторого графа, в узлах которого содержатся текстовые элементы (предложения, абзацы страницы или даже целые статьи либо книги), а между узлами имеются связи, с помощью которых можно переходить от одного текстового элемента к другому.

По умолчанию, документы в интрасети имеют формат HTML (Hypertext Markup Language) – текстовый формат, состоящий из собственно текста, тегов, управляющих форматированием, и гиперссылок, указывающих на другие документы. Если просмотреть в броузере исходный текст документов (в Microsoft Internet Explorer для этого нужно выполнить команду Вид (источник), то можно увидеть код на языке HTML, применяемый для вывода документа на экран. Язык HTML имеет успех по нескольким причинам:

• документы HTML имеют небольшие размеры, что облегчает их передачу по сети;

• язык HTML является текстовым и не зависит от какой-либо платформы, так что серверы и клиенты могут быть установлены на любых компьютерах;

• формат HTML является более или менее открытым стандартом, и средства разработки для него создаются множеством компаний.

Хотя документы HTML являются ключевым компонентом любой интрасети, документы других типов также могут играть важную роль (по крайней мере, в случае использования продуктов Microsoft).

Сетевая работа с текстами

Администратор рабочей группы может ввести или пересмотреть практику защиты документов Microsoft Word на уровне рабочей группы. Ниже изложены методы защиты документов Microsoft Word, дополняющие меры обеспечения безопасности на уровне операционной системы.

Microsoft Word 97 включает средства поддержки симметричного шифрования по алгоритму RC4. Этот алгоритм обеспечивает большую степень защиты по сравнению с методикой шифрования XOR, применявшейся в более ранних версиях Microsoft Word, и поэтому документы предыдущих версий защищены не столь надежно, как документы Microsoft Word 97 с установленным паролем.

Документ, с которым необходима совместная работа, должен находиться в общей папке– папке, которую несколько пользователей могут использовать для совместного доступа к данным.

Режим доступа к общей папке– это специальные атрибуты доступа, установленные для конкретных пользователей.

Маршрут– последовательный перечень адресов пользователей, которые должны осуществлять совместную обработку данного документа.

Группа пользователей– пользователи, которые при составлении маршрута документа рассматриваются как один адресат.

Внедренный объект – объект, вставленный в файл из другого приложения и изменяющийся вместе с первоначальным объектом. Если, например, документ Word вставлен в форму Lotus Notes в виде внедренного объекта, в форме Notes возможно создание полей, содержащих сведения о свойствах документа Word. Таким образом, большинство полей свойств файла из диалогового окна Свойства приложения могут быть вставлены в виде полей формы Lotus Notes.

Связывание файлов – средство интегрированной среды, позволяющее объединять в единый документ файлы, созданные в ее различных компонентах. Например, можно связать документ Word с таблицей Excel.

Подшивка– объединение файлов, созданных в различных компонентах интегрированной среды. Для создания подшивок в Microsoft Office 97 есть приложение поддержки подшивок (Microsoft Binder), позволяющее, например, объединить в единое целое документ Word, таблицу Excel и презентацию PowerPoint.

Word поддерживает три уровня защиты документа. Все они находятся в ведении автора документа, обладающего правами доступа на чтение и запись. Уровни защиты таковы:

защита открытия файла:

– Microsoft Word запрашивает у пользователя пароль при открытии документа;

защита от изменений в файле:

– Microsoft Word запрашивает у пользователя пароль при открытии документа с правом записи. Если в окне открытия файла установить флажок:Только для чтения (Read Only), Word откроет документ только для чтения;

рекомендовать доступ только для чтения:

– Microsoft Word предлагает пользователю открыть документ только для чтения. Если пользователь откажется, то Microsoft Word откроет документ для чтения и записи (если он не защищен).

Чтобы установить защиту для документа, необходимо выбрать в менюФайл (File) командуСохранить как… (Save As) и кнопкуПараметры (Options).

— Чтобы Microsoft Word предлагал пользователю открыть документ только для чтения, в группе:Совместный доступ к файлу нужно установить флажокРекомендовать доступ только для чтения (Read-only recommended).

— Чтобы Microsoft Word запрашивал у пользователя пароль при открытии документа, следует ввести пароль в поле:Пароль для открытия файла (Password to open).

— Чтобы Microsoft Word запрашивал у пользователя пароль при сохранении изменений в документе, требуется ввести пароль в полеПароль разрешения записи (Password to modify).

Далее в ответ на запрос необходимо подтвердить пароль и сохранить документ.

Кроме защиты документа в целом, можно установить защиту его отдельных элементов от несанкционированных изменений:

записанные исправления:

– исправления, внесенные в документ, не могут быть ни приняты, ни отклонены; нельзя также отключить запись исправлений.

примечания:

– разрешается вставлять в документ примечания, но нельзя изменять содержимое самого документа;

формы или разделы:

– разрешается вносить изменения только в поля форм и в незащищенные разделы документа.

Чтобы защитить элементы документа от несанкционированных изменений, необходимо выбрать командуУстановить защиту (Protect Document) в менюСервис (Tools). В окнеЗащита документа (Protect Document for) выбрать нужные элементы. Для предотвращения снятия защиты другими пользователями ввести пароль в полеПароль (Password), затем ввести его еще раз в диалоговом окнеПодтверждение пароля (Confirm Password).

В Word включены средства поддержки примечаний и исправлений документа в рабочей группе. Если группа имеет доступ к электронной почте, ее члены могут обмениваться документами по почте.

Доступ ко многим из описанных ниже средств осуществляется через панель инструментовРецензирование (Reviewing) – см. рис. 2.1.

Чтобы вывести на экран панель инструментовРецензирование, в менюВид (View) следует выбрать подменюПанели инструментов (Toolbars), а в нем – командуРецензирование.

В Word включен набор средств, облегчающий совместную работу коллектива авторов над большим документом.

Создать группу вложенных документов и объединить их в один большой документ можно в режиме главного документа – он включается командойГлавный документ (Master Document) меню Вид(View).

При печати все вложенные документы объединяются в один документ с автоматической нумерацией страниц, строк и сносок. В главном документе можно создать оглавление, список иллюстраций, предметный указатель и перекрестные ссылки. В подписях и названиях иллюстраций и при нумерации различных элементов (в частности, таблиц и рисунков) можно использовать поля.

Чтобы обеспечить единообразие размещения текста и графики во всех документах, необходимо применять шаблоны – командаШаблоны и надстройки (Templates and Add-Ins) менюСервис (Tools).

Шаблоны позволяют создать нестандартные панели инструментов, меню, специальные клавиши и макросы.

Чтобы добиться согласованного форматирования и быстрого изменения форматирования во всех документах, нужно применять стили – командаСтиль (Style) менюФормат (Format). Например, встроенные стили заголовков позволяют быстро создать оглавление и структуру документа.

Быстро перемещаться по тексту и создавать перекрестные ссылки на другие части документа помогают закладки – командаЗакладка (Bookmark) менюВставка (Insert).

Для хранения часто используемых фрагментов текста и рисунков можно использовать элементы автотекста. Чтобы вставить такой элемент в документ, в менюВставка необходимо выбрать подменюАвтотекст (AutoText), а в нем — нужный элемент.

Для быстрого просмотра большого документа и сопоставления структуры и содержания удобен режим структуры документа – командаСтруктура (Document Map) меню Вид (View).

Работая над общим документом, члены авторского коллектива могут исправлять его, причем все исправления регистрируются с помощью команд подменюИсправления(Track Changes) менюСервис. Автор документа вправе согласиться с исправлениями или отказаться от них (см. рис. 2.2).

Изменяя параметры на вкладкеИсправления диалогового окнаПараметры (Options) (менюСервис), автор или рецензент могут выбрать режим отображения исправлений на экране (например, надо ли изображать удаленный текст как перечеркнутый или скрыть его).

Примечания в документе Word аналогичны пометкам на полях обычного документа. Примечания вводятся командойПримечание (Comment) менюВставка (Insert). Значок примечания и предшествующее слово выделяются светло-желтым фоном, поэтому примечания и текст, к которому оно относится, хорошо видны. Кроме того, можно выделить фрагмент текста и нажать кнопкуПримечание – весь выбранный текст будет выделен светло-желтым фоном (см. рис. 2.3).

Чтобы посмотреть примечание, следует поместить указатель мышки над текстом с желтым фоном или над знаком примечания. Примечания отображаются в области примечаний, расположенной в нижней части экрана. Примечания особенно полезны в сочетании с рецензированием. Исправляя документ, рецензент в примечаниях может объяснить причину исправлений.

Помимо текстовых примечаний, на компьютерах, оснащенных звуковыми платами и микрофонами, можно вставлять звуковые примечания, нажав кнопкуВставить звукозапись (Insert Sound Object) панели примечаний.

Word поддерживает два способа работы с версиями документов: хранение нескольких версий документа в одном файле и сравнение документов.

Для управления версиями служит диалоговое окноВерсии (Versions) меню Файл (File). Пользователь может сохранить первый вариант рукописи, версию документа после редактирования, а затем – окончательный вариант документа, предназначенный для публикации. Все три версии хранятся в одном файле, но активной в определенный момент времени является только одна из них.

Вместе с каждой версией хранится имя автора последних изменений, дата и время сохранения версии, а также все примечания, добавленные автором. В диалоговом окне Версии можно переключаться между версиями, удалять версии, вывести одну из них на экран и сохранить выбранную в отдельном файле.

Хранение версий напоминает хранение документа под разными именами. Например, вначале документ мог бы называться “Документ 1”, после редактирования его можно сохранить как “Документ 2”, а в окончательной редакции – записать под именем “Документ 3”. Хранение нескольких версий документа в одном файле более эффективно, поскольку, во-первых, в целях экономии дискового пространства хранятся только различия между версиями, а не версии целиком, а во-вторых, переключаться между версиями гораздо легче, чем между разными файлами. Контроль версий может пригодиться, если необходимо вести список исправлений или контрольный журнал, что иногда бывает важно.

Чтобы сравнить два документа (посмотреть различия между ними) необходимо выбрать командуСравнить версии (Compare Documents) [менюСервис (Tools), подменюИсправления (Track Changes)]. Затем выбрать документ, который будет сравниваться с активным документом. Различия между документами показываются в активном документе как помеченные исправления. В режиме рецензирования его можно принять или отклонить.

В отличие от средства управления версиями при сравнении документов с помощью командыСравнить версии необходимы два документа. Этим же методом можно сравнить две версии одного документа, но сначала одну из них нужно сохранить в отдельном файле. Для этого нужно в менюФайл выбрать командуВерсии, переключиться на другую версию и сохранить ее под другим именем командойСохранить как… (Save As) меню Файл. После этого можно сравнить два документа командойСравнить версии.

Исправления из нескольких документов можно объединить в один документ командой Слияние (Merge Documents). В отличие от команды Сравнить версии (менюСервис, подменю Исправления), средство слияния документов требует включения записи исправлений.

Члены рабочей группы, имеющей доступ к электронной почте, могут рецензировать и комментировать документы, отправленные по маршруту. Чтобы отправить по маршруту документ другим членам рабочей группы, необходимо в менюФайл (File) выбрать подменюОтправить (Send To), а в нем — команду По маршруту (Routing Recipient). Если потребуется, в окнеВыбор конфигурации (Profile Name) нужно выбрать желаемую конфигурацию. В диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) необходимо нажать кнопкуАдрес (Address) и выбрать адресата. В окнеТекст сообщения (Message text) вводится текст сообщения, устанавливается флажокВернуть по окончании (Return when done), после чего осуществляется рассылка.

Полученный документ соавторы или рецензенты могут снабдить примечаниями и комментариями. После просмотра всеми адресатами документ будет возвращен автору.

Сетевая работа с электронными таблицами

Администратор рабочей группы может ввести или пересмотреть практику защиты книг Microsoft Excel на уровне рабочей группы. Ниже изложены методы защиты документов Microsoft Excel, дополняющие меры обеспечения безопасности на уровне операционной системы.

В Microsoft Excel 97 также включены средства поддержки симметричного шифрования по алгоритму RC4, поскольку он обеспечивает большую степень защиты по сравнению с методикой шифрования XOR, применявшейся в предыдущих версиях Microsoft Excel.

Microsoft Excel поддерживает три уровня защиты файла рабочей книги. Все они находятся в ведении автора книги, который имеет права доступа на чтение и запись. Уровни защиты книги таковы:

защита открытия файла:

– Microsoft Excel запрашивает у пользователя пароль при открытии книги;

защита от изменений в файле:

– Microsoft Excel запрашивает у пользователя пароль при открытии книги с правом записи. Если в окне открытия файла пользователь установит флажок Только для чтения (Read Only), Microsoft Excel откроет книгу только для чтения;

рекомендовать доступ только для чтения:

– Microsoft Excel предлагает открыть книгу только для чтения. Если в ответ на запрос пользователь нажмет кнопку Нет (No), книга будет открыта для чтения и записи, если она не защищена.

Чтобы установить защиту для рабочей книги, необходимо в меню Файл (File) выбрать команду Сохранить как (Save As) и нажать кнопку Параметры (Options).

— Чтобы Microsoft Excel предлагал открыть книгу только для чтения, в группе Совместный доступ к файлу нужно установить флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-only recommended).

— Чтобы Microsoft Excel запрашивал пароль при открытии книги, необходимо ввести пароль в поле Пароль для открытия файла (Password to open).

— Чтобы Microsoft Excel запрашивал пароль при сохранении изменений в книге, необходимо ввести пароль в поле Пароль разрешения записи (Password to modify).

В ответ на запрос пользователь должен подтвердить пароль.

Помимо защиты всей книги, можно ограничить доступ посторонних пользователей к ее определенным элементам – например, таким как:

структура книги:

– листы не могут быть перемещены, удалены, скрыты, отображены или переименованы; кроме того, нельзя вставлять новые листы;

окна в книге:

– нельзя изменять местонахождение и размеры окон, скрывать, отображать или закрывать их; размеры и расположение окон в защищенной книге при открытии книги всегда одинаковы;

ячейки листа:

– содержимое защищенных ячеек не может быть изменено;

графические объекты листа:

– защищенные графические объекты не могут быть перемещены или изменены;

формулы листа:

– защищенные формулы не могут быть отредактированы. Формулу можно скрыть так, чтобы она не отображалась в строке формул, но результаты формулы были бы видны в ячейке. Для этого в меню Формат (Format) выбирается команда Ячейки (Cells), а затем на вкладке Защита (Protection) помечается флажок Скрыть формулы (Hidden).

сценарии листа:

– предотвращает изменение или удаление защищенных сценариев;

журнал изменений общих книг:

– защищенные журналы изменений не могут быть “очищены” пользователем общей книги или пользователем копии книги, которая будет использована при слиянии книг.

Для защиты содержимого ячеек, включая формулы, графические объекты или сценарии, в менюСервис (Tools) нужно выбрать подменю Защита (Protection), а затем – команду Защитить лист (Protect Sheet). По аналогии для защиты структуры книги или окон выбирается команда Защитить книгу (Protect Workbook). Далее установливаются флажки для выбранных элементов.

Чтобы предотвратить снятие защиты листа или книги другими пользователями, необходимо ввести пароль в поле Пароль (Password). Без пароля невозможно ни открыть книгу, ни получить доступ к ее данным из другой книги с помощью ссылок. Также нельзя ни снять защиту книги, ни восстановить ее данные. Поэтому рекомендуется хранить список паролей и названий соответствующих книг и листов в надежном месте.

Чтобы установить защиту списка исправлений, необходимо в меню Сервис (Tools) выбрать подменю Защита (Protection), а затем команду Защитить общую книгу (Protect Shared Workbook). Если книга еще не находится в общем доступе, нужно выбрать подменю Защитить книгу и дать общий доступ (Protect and Share Workbook). Далее устанавливается флажок Общий доступ с исправлениями (Sharing with Track Changes). Если это необходимо, вводится пароль (доступно только для книг, не находящихся в общем доступе).

Microsoft Excel позволяет нескольким пользователям редактировать одну и ту же книгу одновременно или редактировать копии книги порознь. В обоих случаях пользователь с правом доступа на чтение и запись может разрешить общий доступ к книге, выбрав команду Доступ к книге (Share Workbook) [меню Сервис (Tools)]. Сведения, изложенные ниже, посвящены описанию общих книг – доступ к ним одновременно имеют несколько пользователей.

Для книг совместного использования Microsoft Excel хранит журнал изменений, куда записывает сведения о том, кто и когда изменял ячейки и какие значения были в них до изменения.

Общие книги имеют некоторые особенности:

Не все команды и возможности Microsoft Excel доступны в общей книге. Так, например, нельзя удалить лист из общей книги. Полный список ограничений при совместном доступе к книге следует искать в интерактивной справочной системе Microsoft Excel.
Не все команды и операторы, доступные в общей книге, заносятся в журнал изменений. Например, в общей книге разрешены изменения форматирования, но в журнал изменений они не записываются. Полный список нефиксируемых действий следует искать в интерактивной справочной системе Microsoft Excel.
Список изменений ячеек ведется до тех пор, пока не истечет время, заданное в разделеРегистрация изменений (Track changes) на вкладке Подробнее (Advanced) диалогового окна Доступ к книге [меню Сервис (Tools)]. Сведения о более ранних изменениях утрачиваются.
Отключение общего доступа к книге полностью “очищает” журнал изменений. Уничтоженный журнал изменений восстановить нельзя. Для защиты журнала изменений нужно выбрать команду Защитить общую книгу (Protect Shared Workbook) [менюСервис (Tools), подменюЗащита (Protection)].

Размер книги увеличивается по мере накопления записей в журнале изменений. Чтобы сэкономить место на диске, можно установить режим общего доступа к книге без ведения журнала изменений. Для этого на вкладке Подробнее диалогового окна Доступ к книге (меню Сервис) устанавливается флажок Не хранить журнал изменений (Don’t keep change history) в группе Регистрация изменений.

Совместный доступ к книгам применяется в следующих случаях:

Чтобы обеспечить общий доступ к данным нескольким пользователям. Это может быть, например, график работ или перечень заказчиков. В этом случае нескольким пользователям может понадобиться доступ к произвольным частям книги в любое время.
Для консолидации данных, хранящихся на разных листах одной книги. Например, руководители разных отделов хранят данные о бюджете на отдельных листах книги, а руководитель подразделения, выбрав команду Консолидация (Consolidate) [менюДанные (Data)], может выполнить объединение этих данных на своем листе.
Для подведения итогов по данным, хранящимся в разных строках одного листа. Например, каждый руководитель отдела ведет учет рабочего времени в своей строке листа, а руководитель учреждения подводит итоги, суммируя данные, или определяет промежуточные суммы и средние значения.

Когда несколько пользователей одной книги вносят противоречащие друг другу изменения (например, разные значения в одну и ту же ячейку), они могут изучить причину конфликта и решить, какое изменения принять, либо автоматически сохранить изменения при сохранении книги.

Метод разрешения конфликтов выбирается с помощью переключателя в группе Для противоречивых изменений (Conflicting changes between users) вкладки Подробнее диалогового окна Доступ к книге (меню Сервис). Если установлен режим анализа причин конфликта, то при сохранении книги, изменявшейся другим пользователем, или по истечении времени, заданного в разделеОбновлять изменения (Upgrade Changes), на экране появится диалоговое окно (см. рис. 2.4).

Объединение книг и консолидация данных имеют одинаковые цели: в обоих случаях данные из разных источников обобщаются в одной книге.

Под объединением (слиянием) книг понимается объединение нескольких копий в одну книгу. Оно применяется, когда несколько сотрудников порознь готовят данные или когда один пользователь редактирует разные версии одной книги на разных компьютерах. Примером может служить следующая ситуация: мобильный пользователь скопировал перед отъездом общую книгу на свой портативный компьютер, а в его отсутствие другие пользователи продолжали редактировать свои копии общей книги. Вернувшись, он объединит изменения в первоначальном экземпляре книги.

При консолидации данных объединяются нескольких книг. Консолидация предназначена для подведения итогов и анализа структурированныхданных (например, для объединения бюджетов отделов в общий бюджет учреждения).

Объединение книг похоже на работу с общими книгами, но вместо одновременного редактирования несколькими пользователями одной книги в этом случае согласовываются несколько ее копий. Как и в случае с книгами общего доступа, для объединения копий нужно включить режим ведения журнала изменений для общей книги до того, как копии будут розданы для внесения изменений. Это делается командой Доступ к книге менюСервис. Объединение книг выполняется командойОбъединить книги (Merge Workbooks) того же меню.

Журнал изменений книги должен вестись с момента создания копий до момента занесения изменений из копий в исходную книгу. Время хранения изменений задается на вкладке Подробнее диалогового окна Доступ к книге менюСервис. Если есть время, требуемое для этой работы, то можно установить поддержку журнала изменений на длительный период (например, 1000 дней).

Если журнал изменений книги не защищен, любой пользователь может отменить регистрацию, и тогда остальные пользователи не смогут учесть сделанные им изменения. Для защиты журнала изменений служит команда Защита общей книги (меню Сервис, подменю Защита).

Консолидация данных похожа на объединение книг, но при этом не обязательно включать журнал изменений. Она удобна, когда нужно собрать повторяющиеся хорошо структурированные данные из нескольких подчиненных книг в одну итоговую.

Для объединения данных из нескольких листов книги подходит консолидация при помощи трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка задается обычной ссылкой (группой ссылок) и диапазоном листов. Microsoft Excel использует все листы указанного диапазона. Это позволяет анализировать данные в одних и тех же ячейках (или группах ячеек) на нескольких листах книги. В листе консолидации при этом используются трехмерные формулы, ссылающиеся на ячейки или диапазоны с одинаковыми именами нескольких последовательных листов одной книги.

Если нет желания применять трехмерные ссылки, то нужно консолидировать данные по расположению на листе или по категории. В любом случае консолидация данных начинается с командыКонсолидация (Consolidate) менюДанные (Data).

Microsoft Excel поддерживает несколько методов вставки примечаний в рабочую книгу. Если рабочая группа имеет доступ к электронной почте, пользователи могут отправлять книги своим коллегам по почте или через общие папки.

Как и в случае с документами Microsoft Word члены рабочей группы часто исправляют книги Microsoft Excel или снабжают их примечаниями.

Команды подменю Исправления (Track Changes) [меню Сервис (Tools)] позволяют фиксировать, просматривать, принимать или отклонять изменения значений ячеек. Команда Выделить исправления (Highlight Changes) [меню Сервис, подменюИсправления] включает режим регистрации изменений (если он еще не включен) и разрешает общий доступ к книге. Все изменения значений фиксируются и обозначаются небольшим треугольником в верхнем левом углу измененных ячеек.

Цвета треугольников различны для разных пользователей. Поместив указатель мыши на ячейку, можно увидеть информацию о последних изменениях ее содержимого, подобную описанию кнопки панели инструментов (см. рис. 2.5).

Окно истории изменений ячейки содержит только последние изменения ее содержимого. Чтобы просмотреть весь журнал изменений, нужно установить флажокВносить изменения на отдельный лист (List changes on a new sheet) в диалоговом окнеВыделить исправления (меню Сервис, подменюИсправления). Выбор этого параметра добавляет к общей книге лист изменений, содержащий список всех изменений, записанных в журнале. Этот список фильтруется, что облегчает просмотр всех изменений конкретной ячейки.

Для просмотра всех записанных исправлений служит командаПринять/отклонить исправления (Accept or Reject Changes) (меню Сервис, подменю Исправления). Просмотр исправлений аналогичен просмотру исправлений в Word: пользователь просматривает каждое сделанное в листе исправление и принимает или отклоняет его.

Любую ячейку книги можно снабдить примечаниями, выбрав командуПримечание (Comments) меню Вставка (Insert). Ячейка, снабженная примечанием, помечается небольшим красным треугольником в правом верхнем углу. Когда указатель мыши попадает на такую ячейку, на экране появляется примечание, аналогичное подсказке для кнопки (см. рис 2.6).

Члены рабочей группы, имеющие доступ к электронной почте, могут просматривать книги, рассылаемые по электронной почте. Чтобы отправить книгу другим членам рабочей группы, необходимо в меню Файл (File) выбрать подменю Отправить (Send To), а затем – пункт По маршруту (Routing Recipient). Если потребуется, в окнеИмя конфигурации (Profile Name) выбирается профиль, который нужно использовать. Далее в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) после нажать кнопкиАдрес (Address), указывается получатель. В окне Текст сообщения (Message text) набирается сообщение, устанавливается флажок Возврат по окончании (Return when done), после чего можно нажать кнопку Разослать (Route). Получив по почте книгу, члены рабочей группы могут снабдить ее примечаниями и вернуть автору.

Статьи к прочтению:

SharpArchitect RAD Studio — Среда разработки корпоративных информационных систем

Похожие статьи: