Интегрированные среды в корпоративных

Автор: ·

Сетях

Гипертекст

Гипертекстом называется способ организации информации и доступа к ней, при котором между различными текстами и/или фрагментами текстов установлены связи, а выделение связи автоматически обеспечивает доступ к соответствующему тексту или фрагменту текста.

Гиперссылка– это способ перехода на другое место в гипертексте.

Признаки гипертекста:

• это нелинейный текст, т.е. в нем последовательности фрагментов по одной теме могут выбираться в достаточно произвольном порядке. Таким образом, двух одинаковых гипертекстов может и не быть, даже если исходные тексты одинаковы;

• гипертекст не имеет ни начала, ни конца, поэтому его можно читать с любого места, многократно возвращаясь назад или вперед;

• для ввода (задания) тематики (содержания) гипертекста нужно знать ключевые слова и/или дескрипторы или общую тематику той сферы, которая является предметом интереса. Тогда в ответ на общее ключевое слово вы получаете меню, составленное из дескрипторов данной информационной системы.

Дескриптор — это описатель, который множество однородных понятий или терминов заменяет одним и тем самым нормализует (накладывает ограничения на неоднозначность, “размытость” и “цветастость”) естественную речь.

Просматривая список дескрипторов, — меню, можно найти их некоторую совокупность, которая определяет тематику пересечением значений дескрипторов. Таким образом, посредством выделения (пометок) некоторой совокупности дескрипторов задается содержание всех фрагментов гипертекста, считываемых из базы данных при ее просмотре.

Гипертекст обладает высокой информативностью, поскольку вследствие извлечения информации из множества источников выделенные системой фрагменты в совокупности объемно и полно раскрывают рассматриваемую проблему. В гипертексте тематически связанные фрагменты, получаемые как бы наложением множества источников и исключением из них лишней для заданного гипертекста информации, дают одно комбинированное описание проблемы (темы).

Как было отмечено выше, гипертекст — нелинейный текст, поэтому он может включать в себя не только фрагменты традиционного текста, но и графики, чертежи, изображения (статические и динамические), вставки звуковых эффектов (речь, музыка, производственные шумы и звуки), мультипликации и анимации, видеоинформацию, сюжеты киноинформации. Следовательно, в гипертексте практически нет ограничений на комбинирование фрагментов информации различной природы или мультиинформации (гиперинформации). Такая гиперинформация, как исходные тексты, записывается на интегральный универсальный носитель — гипермедиа — на основе компактных оптических дисков.

Рассмотрим простейший пример построения гипертекста на основе анализа определения термина.

Концептуально полное содержание термина предполагает рассмотрение всех аспектов, связанных с термином, и представление в сжатом (тезисном) виде его современного и перспективного содержания. Определение термина “информация” следующее:

В практических случаях гипертекст содержит описание смыловых связей не только между терминами, но и между темами, разделами, понятиями. Фактически в этом случае создается электронная документация, которую можно не только последовательно “листать”, но и просматривать, проходя по выделенным смысловым связям. Здесь нет ограничений на направление “листания”, а заранее заготовленные (вспомогательные) тексты позволяют полностью содержательно раскрыть смысл всех понятий, используемых в документации.

Механизм гипертекста особенно полезен при работе с набором взаимосвязанных фрагментов текста, объектами, фактами, понятиями. Схема связей позволяет выполнить как бы “навигацию” по гипертексту, когда вначале становится ясен общий смысл предмета, а затем, по мере необходимости, уточняются составляющие части и детали. В гипертекстах делается попытка передать машине элементы “интеллектуальных” функций человека, связанных с рассуждениями и пояснениями.

Гипертекстовая система –представление информации в виде некоторого графа, в узлах которого содержатся текстовые элементы (предложения, абзацы страницы или даже целые статьи либо книги), а между узлами имеются связи, с помощью которых можно переходить от одного текстового элемента к другому.

По умолчанию, документы в интрасети имеют формат HTML (Hypertext Markup Language) – текстовый формат, состоящий из собственно текста, тегов, управляющих форматированием, и гиперссылок, указывающих на другие документы. Если просмотреть в броузере исходный текст документов (в Microsoft Internet Explorer для этого нужно выполнить команду Вид (источник), то можно увидеть код на языке HTML, применяемый для вывода документа на экран. Язык HTML имеет успех по нескольким причинам:

• документы HTML имеют небольшие размеры, что облегчает их передачу по сети;

• язык HTML является текстовым и не зависит от какой-либо платформы, так что серверы и клиенты могут быть установлены на любых компьютерах;

• формат HTML является более или менее открытым стандартом, и средства разработки для него создаются множеством компаний.

Хотя документы HTML являются ключевым компонентом любой интрасети, документы других типов также могут играть важную роль (по крайней мере, в случае использования продуктов Microsoft).

Сетевая работа с текстами

Администратор рабочей группы может ввести или пересмотреть практику защиты документов Microsoft Word на уровне рабочей группы. Ниже изложены методы защиты документов Microsoft Word, дополняющие меры обеспечения безопасности на уровне операционной системы.

Microsoft Word 97 включает средства поддержки симметричного шифрования по алгоритму RC4. Этот алгоритм обеспечивает большую степень защиты по сравнению с методикой шифрования XOR, применявшейся в более ранних версиях Microsoft Word, и поэтому документы предыдущих версий защищены не столь надежно, как документы Microsoft Word 97 с установленным паролем.

Документ, с которым необходима совместная работа, должен находиться в общей папке– папке, которую несколько пользователей могут использовать для совместного доступа к данным.

Режим доступа к общей папке– это специальные атрибуты доступа, установленные для конкретных пользователей.

Маршрут– последовательный перечень адресов пользователей, которые должны осуществлять совместную обработку данного документа.

Группа пользователей– пользователи, которые при составлении маршрута документа рассматриваются как один адресат.

Внедренный объект – объект, вставленный в файл из другого приложения и изменяющийся вместе с первоначальным объектом. Если, например, документ Word вставлен в форму Lotus Notes в виде внедренного объекта, в форме Notes возможно создание полей, содержащих сведения о свойствах документа Word. Таким образом, большинство полей свойств файла из диалогового окна Свойства приложения могут быть вставлены в виде полей формы Lotus Notes.

Связывание файлов – средство интегрированной среды, позволяющее объединять в единый документ файлы, созданные в ее различных компонентах. Например, можно связать документ Word с таблицей Excel.

Подшивка– объединение файлов, созданных в различных компонентах интегрированной среды. Для создания подшивок в Microsoft Office 97 есть приложение поддержки подшивок (Microsoft Binder), позволяющее, например, объединить в единое целое документ Word, таблицу Excel и презентацию PowerPoint.

Word поддерживает три уровня защиты документа. Все они находятся в ведении автора документа, обладающего правами доступа на чтение и запись. Уровни защиты таковы:

  • защита открытия файла:

– Microsoft Word запрашивает у пользователя пароль при открытии документа;

  • защита от изменений в файле:

– Microsoft Word запрашивает у пользователя пароль при открытии документа с правом записи. Если в окне открытия файла установить флажок:Только для чтения (Read Only), Word откроет документ только для чтения;

  • рекомендовать доступ только для чтения:

– Microsoft Word предлагает пользователю открыть документ только для чтения. Если пользователь откажется, то Microsoft Word откроет документ для чтения и записи (если он не защищен).

Чтобы установить защиту для документа, необходимо выбрать в менюФайл (File) командуСохранить как… (Save As) и кнопкуПараметры (Options).

— Чтобы Microsoft Word предлагал пользователю открыть документ только для чтения, в группе:Совместный доступ к файлу нужно установить флажокРекомендовать доступ только для чтения (Read-only recommended).

— Чтобы Microsoft Word запрашивал у пользователя пароль при открытии документа, следует ввести пароль в поле:Пароль для открытия файла (Password to open).

— Чтобы Microsoft Word запрашивал у пользователя пароль при сохранении изменений в документе, требуется ввести пароль в полеПароль разрешения записи (Password to modify).

Далее в ответ на запрос необходимо подтвердить пароль и сохранить документ.

Кроме защиты документа в целом, можно установить защиту его отдельных элементов от несанкционированных изменений:

  • записанные исправления:

– исправления, внесенные в документ, не могут быть ни приняты, ни отклонены; нельзя также отключить запись исправлений.

  • примечания:

– разрешается вставлять в документ примечания, но нельзя изменять содержимое самого документа;

  • формы или разделы:

– разрешается вносить изменения только в поля форм и в незащищенные разделы документа.

Чтобы защитить элементы документа от несанкционированных изменений, необходимо выбрать командуУстановить защиту (Protect Document) в менюСервис (Tools). В окнеЗащита документа (Protect Document for) выбрать нужные элементы. Для предотвращения снятия защиты другими пользователями ввести пароль в полеПароль (Password), затем ввести его еще раз в диалоговом окнеПодтверждение пароля (Confirm Password).

В Word включены средства поддержки примечаний и исправлений документа в рабочей группе. Если группа имеет доступ к электронной почте, ее члены могут обмениваться документами по почте.

Доступ ко многим из описанных ниже средств осуществляется через панель инструментовРецензирование (Reviewing) – см. рис. 2.1.

Чтобы вывести на экран панель инструментовРецензирование, в менюВид (View) следует выбрать подменюПанели инструментов (Toolbars), а в нем – командуРецензирование.

В Word включен набор средств, облегчающий совместную работу коллектива авторов над большим документом.

Создать группу вложенных документов и объединить их в один большой документ можно в режиме главного документа – он включается командойГлавный документ (Master Document) меню Вид(View).

При печати все вложенные документы объединяются в один документ с автоматической нумерацией страниц, строк и сносок. В главном документе можно создать оглавление, список иллюстраций, предметный указатель и перекрестные ссылки. В подписях и названиях иллюстраций и при нумерации различных элементов (в частности, таблиц и рисунков) можно использовать поля.

Чтобы обеспечить единообразие размещения текста и графики во всех документах, необходимо применять шаблоны – командаШаблоны и надстройки (Templates and Add-Ins) менюСервис (Tools).

Шаблоны позволяют создать нестандартные панели инструментов, меню, специальные клавиши и макросы.

Чтобы добиться согласованного форматирования и быстрого изменения форматирования во всех документах, нужно применять стили – командаСтиль (Style) менюФормат (Format). Например, встроенные стили заголовков позволяют быстро создать оглавление и структуру документа.

Быстро перемещаться по тексту и создавать перекрестные ссылки на другие части документа помогают закладки – командаЗакладка (Bookmark) менюВставка (Insert).

Для хранения часто используемых фрагментов текста и рисунков можно использовать элементы автотекста. Чтобы вставить такой элемент в документ, в менюВставка необходимо выбрать подменюАвтотекст (AutoText), а в нем — нужный элемент.

Для быстрого просмотра большого документа и сопоставления структуры и содержания удобен режим структуры документа – командаСтруктура (Document Map) меню Вид (View).

Работая над общим документом, члены авторского коллектива могут исправлять его, причем все исправления регистрируются с помощью команд подменюИсправления(Track Changes) менюСервис. Автор документа вправе согласиться с исправлениями или отказаться от них (см. рис. 2.2).

Изменяя параметры на вкладкеИсправления диалогового окнаПараметры (Options) (менюСервис), автор или рецензент могут выбрать режим отображения исправлений на экране (например, надо ли изображать удаленный текст как перечеркнутый или скрыть его).

Примечания в документе Word аналогичны пометкам на полях обычного документа. Примечания вводятся командойПримечание (Comment) менюВставка (Insert). Значок примечания и предшествующее слово выделяются светло-желтым фоном, поэтому примечания и текст, к которому оно относится, хорошо видны. Кроме того, можно выделить фрагмент текста и нажать кнопкуПримечание – весь выбранный текст будет выделен светло-желтым фоном (см. рис. 2.3).

Чтобы посмотреть примечание, следует поместить указатель мышки над текстом с желтым фоном или над знаком примечания. Примечания отображаются в области примечаний, расположенной в нижней части экрана. Примечания особенно полезны в сочетании с рецензированием. Исправляя документ, рецензент в примечаниях может объяснить причину исправлений.

Помимо текстовых примечаний, на компьютерах, оснащенных звуковыми платами и микрофонами, можно вставлять звуковые примечания, нажав кнопкуВставить звукозапись (Insert Sound Object) панели примечаний.

Word поддерживает два способа работы с версиями документов: хранение нескольких версий документа в одном файле и сравнение документов.

Для управления версиями служит диалоговое окноВерсии (Versions) меню Файл (File). Пользователь может сохранить первый вариант рукописи, версию документа после редактирования, а затем – окончательный вариант документа, предназначенный для публикации. Все три версии хранятся в одном файле, но активной в определенный момент времени является только одна из них.

Вместе с каждой версией хранится имя автора последних изменений, дата и время сохранения версии, а также все примечания, добавленные автором. В диалоговом окне Версии можно переключаться между версиями, удалять версии, вывести одну из них на экран и сохранить выбранную в отдельном файле.

Хранение версий напоминает хранение документа под разными именами. Например, вначале документ мог бы называться “Документ 1”, после редактирования его можно сохранить как “Документ 2”, а в окончательной редакции – записать под именем “Документ 3”. Хранение нескольких версий документа в одном файле более эффективно, поскольку, во-первых, в целях экономии дискового пространства хранятся только различия между версиями, а не версии целиком, а во-вторых, переключаться между версиями гораздо легче, чем между разными файлами. Контроль версий может пригодиться, если необходимо вести список исправлений или контрольный журнал, что иногда бывает важно.

Чтобы сравнить два документа (посмотреть различия между ними) необходимо выбрать командуСравнить версии (Compare Documents) [менюСервис (Tools), подменюИсправления (Track Changes)]. Затем выбрать документ, который будет сравнив