Подготовка текста к печати и печать.

Редактирование документа.

Под редактированием подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ. MS Word представляет широкий набор средств редактирования документов для этих целей.

Прежде чем перейти непосредственно к средствам редактирования, рассмотрим, существующие в MS Word, режимы работы с документом.

Работа с документом в MS Word может осуществляться в одном из следующих режимов:

Обычный режим. Режим Разметки страницы. Режим Схема документа. Режим Предварительного просмотра. Полноэкранный режим. Режим Структуры документа. Режим Главного документа. Режим Web-документа.

При редактировании документа в основном используются первые три режима.

Обычный режим обеспечивает наиболее высокую скорость работы документом. Однако часть элементов оформления в этом режиме оказывается недоступна.

Режим разметки страницы позволяет получить адекватное представление о странице документа.

Режим структуры документа предоставляет удобные средства для работы со структурой.

Режим Главного документа основан на режиме структуры. Он полезен при работе с большими документами и позволяет оптимизировать некоторые процедуры.

Режим Схема документа специально предназначен для чтения документа с экрана. Это – режим Word, предлагаемый для применения в Internet. При этом страница делится на две части: схему документа и текст, который представлен более крупными буквами, длина строки изменяется, чтобы помещаться в окне целиком.

Схема документа очень удобна для быстрого поиска нужного раздела в большом документе.

Режим Web-документа предлагается для применения в Internet.

Все режимы могут сочетаться для удобства пользователя, а также применяться независимо друг от друга.

В режим редактирования/изменения документа можно попасть следующими способами:

из всплывающего меню. Для этого щелкните по документу правой кнопкой мыши, из всплывающего меню выберите пункт Редактировать;

с помощью кнопки(на требующем редактирования документе);

с помощью двойного щелчка мыши на требующем редактирования документе;

Для редактирования выполните следующие действия:

выберите требуемый для редактирования документ любым из указанных выше способов;

откроется окно для редактирования документа.

Форматирование абзацев.

В число параметров форматирования абзацев входят:

значения отступов значения позиций табуляции выравнивания текста выравнивания межстрочного интервала

Для применения форматирования достаточно установить курсор в любом месте абзаца, который подлежит форматированию или выделить несколько абзацев.

Использование линейки

Линейка, расположенная в верхней части страницы, делится на две области: белая — соответствует области текста документа, серая — обозначает поля страницы.

Четыре маркера отступов позволяют задавать отступы для абзаца. Для установки отступа достаточно перетащить соответствующий маркер в нужное место. Для лучшего понимания действия маркеров поперетаскивайте их и посмотрите что из этого получается.

Маркер правого отступа определяет расстояние от всего текста абзаца до правого поля.

Маркер левого отступа задает расстояние от края текста абзаца до левого поля.

Если для абзаца определен отступ первой строки, маркер отступа первой строки будет перемещаться вместе с маркером левого отступа, а отступ первой строки будет оставаться неизменным относительно текста абзаца.

Маркер отступа первой строки определяет отступ только для первой строки (красная строка). С помощью этого маркера можно делать выступ. Для этого маркер отступа первой строки надо переместить левее маркера левого отступа. В этом случае начало каждого абзаца, отформатированного подобным образом, будет начинаться левее относительно основного текста абзаца.

Эту же операцию можно осуществить с помощью маркера выступа. Для этого надо переместить этот маркер правее маркера отступа первой строки абзаца. Однако результат, казалось бы одного действия, может получиться разным. В чем же разница между выступом и левым отступом?

При перемещении маркера левого отступа маркер отступа первой строки перемещается вместе с ним, за счет чего выдерживается разница между отступом первой строки и отступом остальных строк абзаца.

При перемещении маркера выступа маркер отступа первой строки остается неподвижным, вследствие чего разница между отступом первой строки и отступом остального текста абзаца изменяется.

Поэтому для создания выступа рекомендуется использовать маркер выступа.

Поместив маркер левого отступа под маркером выступа мы тем самым удаляем отступ/выступ первой строки.

С помощью линейки можно управлять позициями табуляции. Что такое табуляция?

При нажатии на клавишу Tab, курсор перемещается в определенную позицию.

По умолчанию, обычно, это расстояние, кратное 1,25 см. Позиции табуляции по умолчанию отмечены чуть ниже линейки серыми засечками. В левом углу строки верхней линейки расположена кнопка для задания различных режимов табуляции.

Всего режимов табуляции пять:Выравнивание по левому краю Выравнивание по центру Выравнивание по правому краю Выравнивание по десятичной точке Вертикальная черта

Для выбора нужной табуляции надо щелкать на кнопке типа табуляции, при этом способы выравнивания будут циклически меняться. Когда нужная табуляция выбрана, надо щелкнуть левой кнопкой мыши в нужном месте верхней линейки. При этом будет установлена новая позиция табуляции и удалены все позиции табуляции по умолчанию, расположенные левее. Если возникнет необходимость в перемещении позиции табуляции, то надо подвигать мышью соответствующий маркер табуляции. Для удаления табуляции надо переместить нужный маркер табуляции в область документа. Для удаления всех позиций табуляции можно использовать сочетание клавиш Strl+Shift+N.

Для быстрого применения к абзацу параметров отступа, межстрочного интервала и выравнивания можно воспользоваться кнопками на панели Форматирование.

Использование окна диалога

Всеми параметрами форматирования абзаца обладает окно Абзац (Формат-Абзац).

Для установки необходимых параметров форматирования надо ввести числовые значения в соответствующие поля окна. Результат форматирования будет виден в нижнем окне Образец.

Для управления размещением абзацев на страницах используются параметры, представленные на вкладке Положение на странице.

Параметр Запрет висячих строк не позволяет разрывать абзац на границе двух страниц, если при этом на одной из страниц будет оставлена висячая строка.

Первая или последняя строка абзаца называется висячей, если она располагается в самом конце/начале страницы.

Параметр Не разрывать абзац не разрешает разрывать абзац на границе двух соседних страниц.

Параметр Не отрывать от следующего не позволяет разрывать страницу между текущим абзацем и абзацем, следующим за ним.

Параметр С новой страницы вставляет перед абзацем принудительный разрыв старицы.

Параметр Запретить нумерацию строк не позволяет отображать при печати номера строк в абзаце.

Параметр Запретить автоматический перенос слов не позволяет переносить слова при переводе строк в пределах абзаца.

Окно диалога Табуляция позволяет задавать позиции табуляции путем ввода числовых значений, устанавливать или удалять несколько позиций табуляции и выбирать тип заполнителя для позиций табуляции.

Подготовка текста к печати и печать.

Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.

Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.

При разбивке текста на страницы можно использовать мягкие и жесткие разделители страниц. Установка мягких разделителей страниц производится текстовым редактором, при редактировании они могут изменять свое положение, например, после удаления части текста.

Установку жестких разделителей страниц производит пользователь. Жесткие разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшая печать должна производиться с новой страницы, например в конце главы, перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и тому подобное.

При подготовке текста к печати полезно просмотреть документ на экране. Это дает возможность выявить неудачные результаты работы редактора (например, такое разбиение на страницы, при котором заголовок раздела оказывается на одной странице, а сам раздел — на другой) и выполнить дополнительное редактирование текста (например, вставку лишней пустой строки перед заголовком с последующей новой расстановкой мягких разделителей страниц), чтобы получить текстовый документ хорошего качества.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд редактора и установки режимов печати на панели управления принтера.

Установка режимов печати принтера зависит от модели принтера и подробно описывается в руководстве по его эксплуатации.

Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть, ее удобно использовать для перепечатки отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.

Просмотр документа перед печатью

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей, Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.

Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная (Standard).

Для предварительного просмотра документа перед печатью можно также использовать режим разметки. Окно предварительного просмотра документа более точно отображает расположение материала на напечатанной странице. Оно позволяет увидеть расположение и величину рисунков, полей, верхних и нижних колонтитулов, сносок, номера страниц, проверить разбивку документа на страницы. В окне можно отобразить одну страницу, пару последовательных или разворотных страниц. Страницы можно перелистывать с помощью клавиш Page Up,, Page Down или кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки.В верхней части окна Предварительный просмотр (Preview) расположена панель инструментов. С помощью кнопок панели инструментов можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвратить перенос небольшого фрагмента текста на другую страницу и т.д.

Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:

1. Печать (Print) — позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати.

2. Увеличение (Magnifier) — позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак +. Если подвести указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак + заменится на -. Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.

3. Одна страница (One Page) — отображает на экране одну страницу документа.

4. Несколько страниц (Multiple Page) — позволяет просмотреть от одной до пяти страниц в один ряд. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши.

5. Масштаб (Zoom) — содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter. Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа и увидеть расположение объектов на странице.

6. Линейка (Ruler) — обеспечивает отображение или сокрытие горизонтальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. В режиме предварительного просмотра так же, как и в режиме разметки, при перемещении над маркером, определяющим границу документа, указатель принимает вид двунаправленной стрелки. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить границу расположения документа на листе. Маркеры на линейке упрощают изменение отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции.

7. Подгонка страниц (Shrink To Fit) — позволяет предотвратить перенос маленького фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечивает уменьшение на одну количество страниц в документе.

8. Во весь экран — обеспечивает сокрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.

9. Закрыть (Close) — закрывает окно и возвращает в обычный режим. Аналогичный результат получается после нажатия клавиши Esc.

10. Контекстная Справка — позволяет получить справочную информацию по различным элементам окна предварительного просмотра.

Печать документа

Документ можно напечатать несколькими способами:

выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в окне диалога Печать (Print), то есть задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д.;
нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране окна диалога;
в окне диалога Предварительный просмотр (Preview) нажмите кнопку Печать или выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно, которое позволяет сделать установки, приведенные ниже.

В группе Принтер (Printer):

В раскрывающемся списке имя (Name) выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, можно задать любой из них в качестве стандартного (по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.
Установка флажка печать в файл (Print to file) обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет с помощью дискеты перенести файл на другой компьютер и напечатать на другом принтере. Файл имеет расширение .ргn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записывался файл.

В группе Страницы (Pages) можно задать диапазон печатаемых страниц, например — указав необходимые номера

В группе Копии (Copies):

В поле число копий (Number of,copies) вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом.
Установка флажка разобрать по копиям (Collate) обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа.

После того, как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц. После завершения печати документа значок исчезает.

Общие сведения об Excel.

Первая программа электронных таблиц была создана в 1979 году с целью ускорения скучных вычислений экономического характера, которые проводились с помощью бухгалтерской книги. Программа быстро стала популярной и востребованной, так как много людей занималось этой или подобной ей работой. Известно достаточно много программ такого типа (VisiCalc, SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc и др.). Наиболее востребованной и популярной в настоящее время является Microsoft Office Excel. Считается, что среди офисных программ она занимает второе место по применению (естественно, после Office Word), а в последнее время не менее 90% пользователей ПК работают или выполняют какие-либо задания в Excel.

Программы электронных таблиц с каждым годом получали все новые возможности и средства работы, а также способы анализа данных, вследствие чего их стали называть табличными процессорами. Особенностью табличных процессоров (в том числе и программы Excel) является то, что данные, с которыми в них работают, представляются в том виде, который привычен и удобен для обычного человека, пользователя персонального компьютера.

Применение этих программ оправдано, когда:

данные (в виде текста, чисел, дат и времени, процентов, валюты и др.), удобно располагать в виде таблиц (см. рис. выше), то есть в строках и столбцах;

данные связаны логически или с помощью формул;

требуется использовать математическую обработку данных или вычисления на их основе;

данные могут периодически обновляться или дополняться;

на основе данных или результатов вычислений предполагается подготовка однотипных печатных документов;

данные следует анализировать, например, путем, вычисления итоговых значений, подбора параметров, построения сводных таблиц или каким-либо иным способом.

В круг задач, которые решаются с помощью табличных процессоров, можно причислить подготовку ведомостей, накладных, платежных поручений, отчетов, проектов и др. Эти программы можно использовать для научных расчетов, создания и ведения небольших баз данных, изготовления компьютерных игр и др. С помощью программы электронных таблиц удобно строить графики и диаграммы (см. рис. справа).

Документом программы Excel является файл с расширением XLS (XLSX для версии 2007), который по умолчанию называется рабочей книгой (см. рис. справа вверху). Рабочая книга состоит из рабочих листов (непосредственно электронных таблиц), которые организованы в виде вкладок (см. рис. вверху). Ярлыки вкладок, с помощью которых производится их переключение, находятся снизу. На каждом этапе работы Excel предосталяет пользователю удобные средства (которыми грех не воспользоваться!). Ниже рассмотрены основные из них.

Рабочие книги и рабочие листы

Для создания файлов удобно использовать шаблоны, которые встроены в программу. Также шаблоны можно найти в Интернете. Шаблон может включать в себя параметры форматирования, стили, стандартный текст, формулы, макросы, модули VBA и др. Пользователь может создавать собственные шаблоны. Можно начинать и с чистого листа.

В Excel 2007 на каждом рабочем листе можно использовать до 1 048 576 строк и до 16 384 столбцов, а количество доступных для работы ячеек определяется произведением этих чисел (17 179 869 184). Количество рабочих листов ограничено только ресурсами компьютерной системы.

Имеется возможность импортировать и вставлять на рабочий лист данные из других приложений: баз данных, текстовых файлов, Интернета и др.

Ввод данных и формул

Форма указателя мыши при работе в программе изменяется, указывая на те действия, которые может выполнить пользователь. Это облегчает ориентацию пользователя в производимых операциях и действиях. Например, указатель в виде белого креста используется для выделения ячеек и диапазонов, а указатель в виде черного крестика свидетельствует о включении режима автозаполнения и т.д.

Табличный процессор автоматически анализирует тип данных, введенных пользователем в ячейку. В ячейки можно помещать: текст, числовые значения, дату/время или формулы. Тип данных необходимо задавать для того, чтобы их можно было корректно использовать в вычислениях.

Средства автозавершения и автозаполнения помогают ускорить ввод однотипных данных в ячейки электронной таблицы. Средство автозавершения анализирует смежные ячейки, содержащие данные, и предлагает пользователю варианты с совпадающими начальными значениями, которые он может сразу же ввести в ячейку. Средство автозаполнения пытается рассчитать последующие значения на основе данных, введенных в предыдущие ячейки. Пользователь просматривает предложения этой функции, а затем может принять или отклонить их.

Средства построения формул. Для упрощения ввода и проверки формул используются: строка формул, средства копирования формул (с относительными и абсолютными ссылками), формулы массивов, средства отслеживания зависимостей ячеек друг от друга, ограничения на вводимые значения и др. Мастер функций значительно ускоряет ввод расчетных формул для заданной ячейки. С его помощью можно выбрать функцию, просмотреть краткую справку по ее работе, а также задать ее аргументы в интерактивном режиме.

Возможность добавления в документы специальных символов, рисунков, сводных диаграмм, сводных таблиц и других объектов.

Редактирование и форматирование

Возможность отмены ошибочных действий пользователя и возврата к отмененным операциям. Процессор незаметно для пользователя сохраняет его последние действия в электронной таблице. Это позволяет вернуться к более раннему состоянию и продолжить работу с этого этапа редактирования.

Добавление к ячейкам примечаний. Примечания содержат информацию, связанную с определенной ячейкой, и хранящуюся независимо от ее содержимого. Это могут быть справочные сведения, инструкции, личные мнения и т.д. Примечания к ячейкам добавляют пользователи, а программа хранит имя пользователей, которые их создали. К примечаниям можно применять форматирование.

Настройка параметров шрифта, которым отображаются данные в ячейке. Настройка способа выравнивания данных в ячейках. Добавление к ячейкам границ, заливки и настройка их параметров. Для выполнения форматирования большого количества ячеек удобно использовать стили ячеек, которые встроены в программу, или которые пользователь может создавать самостоятельно. Стили хранятся в той книге, в которой они были созданы. Все средства форматирования собраны в диалоговом окне Формат ячеек. Оно открывается одноименной командой из контекстного меню.

Изменение размеров строк и столбцов, а также объединение ячеек.

Использование для форматирования всей рабочей книги встроенных тем оформления. Тема включает в себя параметры форматирования шрифтов заголовков и основного текста, наборы цветов и эффекты, включающие параметры линий, заливки, фигур и т.д. Пользователь может применять тему по частям, а также создавать собственные темы оформления.

Анализ данных

Автоматическое вычисление итоговых значений (сумма, количество, среднее и т.д.) для строк и столбцов, а также для выделенных ячеек.

Построение диаграмм на основе данных электронной таблицы. Имеется возможность строить диаграммы различного типа: гистограммы, графики, круговые, линейчатые, с областями, точечные, лепестковые и др. Построенные диаграммы можно форматировать. При изменении данных электронной таблицы меняются и диаграммы, построенные на их основе.

Прогнозирование значений в рядах путем построения прогрессий, а также с помощью линий тренда на диаграммах. Здесь используются методы вычисления пока еще неизвестных значений по линейной, полиномиальной или экспоненциальной зависимостям, построенным на основе известных точек. Эти средства очень просты в применении. Вы можете ввести в ячейки ряд значений, а затем использовать функцию автозаполнения, настраивая ее параметры в диалоговом окне. Прогнозирование значений на построенных диаграммах имеет больше возможностей настройки.

Использование инструментов анализа что-если. Сюда входят следующие методы: подбор параметра, таблицы подстановки, сценарии и поиск решения. Они позволяют пользователю искать ответы на следующие вопросы применительно к данным, содержащимся в ячейках электронной таблицы. Если в ячейках содержатся данные, вычисляемые по формулам, то каким образом изменятся их значения при изменении параметров, участвующих в вычислениях? Какое значение параметра нужно использовать, чтобы получить конкретный результат? Как подобрать оптимальное значение путем вариации значений двух и более параметров в определенном диапазоне? И др.

Использование надстройки (Add-ins) Пакет анализа. Это дополнительный модуль программы, который должен быть специально установлен. Он используется для проведения более сложного, статистического или инженерного анализа данных. Анализ данных осуществляется с помощью одной из содержащихся в ней статистической или инженерной макрофункции. В окне макрофункции следует указать входные данные и задать параметры. Результаты расчета будут помещены в выходной диапазон ячеек. Некоторые инструменты позволяют представить результаты анализа также в графическом виде.

Построение таблицы.

Word предусматривает два способа создания таблицы: преобразование в таблицу существующего текста; создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Чтобы Word мог преобразовать в таблицу существующий фрагмент текста, этот фрагмент должен содержать какую-то информацию: что считать ячейкой, а что считать строкой таблицы. Поэтому при вводе необходимо следовать правилам, которые перечислены ниже.

Набрать таблицу построчно и в конце каждой строки будущей таблицы нажимать клавишу Enter. По количеству символов «Возврат каретки», посылаемых клавишей Enter, Word определит число строк будущей таблицы.
При наборе конкретной строки отделять текст одной ячейки от текста другой символом Tab. Не надо заботиться о длине текста ячейки: Word, при необходимости, расположит его на нескольких строках одной ячейки. По числу символов Tab, посланных при наборе одной строки Word определит число столбцов таблицы.

Примечание: Word допускает, кроме Tab, и другие разделители ячеек (например: запятую, двоеточие и т. п.). Однако удобнее, как правило, именно Tab.

Для преобразования текста в таблицу надо выделить все строки создаваемой таблицы. Щелкнуть на кнопке Таблица панели инструментов Стандартная или выполнить команду Таблица/Добавить таблицу. На экране появится макет готовой таблицы. Или выполнить Таблица/Преобразовать текст в таблицу.

Для создания пустой таблицы используются три основных средства:

Кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;
Диалоговое окно Вставка таблицы (команда Таблица/Добавить/ Таблица);
Средство рисования таблиц Таблицы и границы (команда Таблица/Нарисовать таблицу).

Кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная используют для создания простейших таблиц небольшого размера. Созданные таким методом таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица/Добавить.

Команду Таблица/Добавить/Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включится режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут форматироваться в соответствии с имеющимся содержимым. Режим Автоподбора задают соответствующим переключателем:

постоянная ширина — общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов; (режим удобен при создании печатных документов);
по содержимому — ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора);
по ширине окна – специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момет ее создания, а во время просмотра).

Таблицы сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы (команда Таблица/Нарисовать таблицу).

2. Редактирование таблиц

Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

добавление заданного количества строк;
добавление заданного количества столбцов;
удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;
слияние выделенных ячеек;
разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

3. Форматирование таблиц

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором – управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме.

В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свойства таблицы (команда Таблица/Свойства таблицы). Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

выровнять таблицы относительно страницы документа (команда Таблица/Свойства таблицы/Выравнивание);
задать метод взаимодействия с окружающим текстом (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Обтекание);
определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Границы и заливка);
задать параметры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Параметры);
назначить параметры текущей строки или выделенных строк (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Строка);
назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Столбец);
назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (команда Таблица/Свойства таблицы/Таблица/Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

4. Автоматическое форматирование таблиц

Для оформления созданной таблицы рамкой определенного стандарта используется автоматическое форматирование таблиц, которое выполняется с помощью встроенного средства Автоформат. Для его запуска используется команда Таблица/Автоформат. Набор предлагаемых форматов представлен в списке Форматы, а результат, получающийся при его использовании, в поле Образец. Если в диалоговом окне установлен флажок Автоподбор, ширина каждого ширина каждого столбца преобразованной таблицы изменится пропорционально длине текста в ячейке. Работа по форматированию таблицы полностью автоматизирована и сводится к тому чтобы выбрать такой формат и так установить сопутствующие элементы управления, чтобы представленный образец наиболее соответствовал запланированному результату.

5. Операции с таблицами

Если таблица занимает несколько страниц документа, можно объявить первую строку таблицы заголовком. Для этого надо выделить первую строку таблицы и выполнить команду Таблица/Заголовки.

После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка; при изменении содержимого ячеек первой строки изменится и заголовок таблицы на всех последующих страницах.

Для перемещения по ячейкам используется клавиши управления курсором и клавиша Tab. Как любой другой фрагмент документа, можно редактировать содержимое ячейки.

Для выделения структурных элементов таблиц используются следующие приемы:

Ячейка таблицы. Поместить указатель слева от первого символа и щелкнуть мышью.

Столбец таблицы. На верхней линии сетки указатель мыши принимает форму черной стрелки, направленной вниз. Установить указатель над выделяемым столбцом и щелкнуть мышью.

Строка таблицы. Установить указатель мыши на полосу выделения и щелкнуть мышью.

Вся таблица. Выполнить команду Таблица/Выделить таблицу.

Word предусматривает множество операций по манипулированию созданными таблицами. Можно отрегулировать ширину (высоту) столбца (строки). Чтобы изменить ширину столбца надо установить указатель мыши на вертикальную линию сетки и «перетащить» ее влево или вправо. Можно также изменить ширину (высоту) ячеек с помощью команды Таблица/Высота и ширина ячейки.

Чтобы вставить новую строку в таблицу, надо установить текстовый курсор в точку вставки (внутрь строки перед которой надо вставить новую строку) и выполнить команду Таблица/Вставить строки. Для удаления строки таблицы надо выделить эту строку выбрать команду Таблица/Удалить ячейки. Аналогичным образом можно вставлять и удалять столбцы.

Таблицу можно превратить в обычный текст. Для этого надо выделить таблицу (или поместить курсор внутрь таблицы) и выполнить команду Таблица/Преобразовать в текст.

Редактирование таблицы.

добавление заданного количества строк;
добавление заданного количества столбцов;
удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;
слияние выделенных ячеек;
разбиение выделенных ячеек.

Ввод формул.

Одно из назначений электронных таблиц — это вычисления, поэтому мы рассмотрим основные правила написания формул.

Как уже отмечалось, ввод формулы начинается со знака равенства, далее пишется сама формула. К примеру: “=4+16”. Записав такую формулу и нажав Enter, мы увидим в ячейке число 20. Конечно, формулы без переменных обычно не имеют особого смысла, поэтому теперь посмотрим, как использовать переменные, в качестве которых в OpenOffice.org Calc служат адреса ячеек. К примеру, если в A1 мы записали число 20, то после записи в B1 формулы =A1^2 и нажатия Enter в ячейке B1 появится число 400.

Основные арифметические операции, доступные OpenOffice.org Calc:

“+” — сложение;

“-” — вычитание;

“*” — умножение;

“/” — деление;

“^” — возведение в степень;

“:” — задание диапазона.

Кроме этих операций, в OpenOffice.org Calc доступен обширный набор функций следующих категорий: работа с базами данных;обработка времени и дат;финансовые;информационные;

логические;математические;работа с массивами;статистические;текстовые;дополнительные.

Для удобства написания формул в OpenOffice.org Calc разработан автопилот функций.

В окне автопилота можно набирать функции и проверять правильность их набора; в зависимости от выбора категории список доступных функций будет изменяться. Кроме перечисленных выше категорий, для удобства добавлены Все и Недавно использованные.

В поле редактирования Формула отображается текущая формула, которую можно непосредственно редактировать — а можно, поставив курсор в необходимую позицию, дважды щёлкнуть по имени функции из списка, и выбранная функция вставится в окно ввода. Останется только либо ввести аргумент с клавиатуры, либо нажать кнопку:

Далее выберите ячейку, значение которой будет аргументом.

В закладке Структура, набранная формула развернута в дерево, что очень помогает в редактировании формул, позволяя отслеживать порядок вычисления формулы.

Для случая, когда формула достаточно проста (содержит знаки “+”, “-”, “*”, “/”, “^”), но состоит из относительно большого числа переменных, рассмотрим следующий пример:

Пусть требуется вычислить A1+C5*B4; для этого:

Нажмите =, после чего выберите с помощью стрелок управления курсором ячейку A1 (при первом же нажатии на клавишу управления курсором появится красный прямоугольник-курсор). Затем нажмите + и выберите C5, нажмите * и, наконец, выберите B4. Таким способом с помощью клавиатуры можно быстро формировать формулы (ячейки можно выбирать и указателем мыши).

После ввода “=” и какой-либо буквы OpenOffice.org Calc автоматически высвечивает имя функции, начинающейся на эту букву. Эта возможность позволяет набирать не всю формулу, а только первые её буквы, а дальше, если предложенная функция является именно той, которая нужна, останется только нажать Enter.

Бывает так, что при вводе формул в качестве их аргументов требуется передавать не адрес ячейки, а целую область — к примеру, необходимо просуммировать все значения в столбце A, начиная с адреса A2 по адрес A11. Конечно, можно написать “=A2+A3+…+A10+A11” — но гораздо проще и в любом случае правильнее будет написать “=Су”, затем воспользоваться подсказкой (Сумм) и, нажав Enter, в скобках вписать диапазон ‘A2:A11’.

Область рабочего листа задается указанием адреса левой верхней ячейки, далее ставится двоеточие и указывается правая нижняя ячейка. Область можно задать и с помощью мыши.

Адресация ячеек.

В MS Excel имеются три способа адресации ячеек: относительная, как показано выше (A7), абсолютная и смешанная. Признаком абсолютной адресации является знак $.

Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то это будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек).

Если знак $ предшествует имени столбца $B7, то это будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23, то это будет абсолютный адреса строки. Это примеры смешанной адресации.

Для изменения способа адресации при редактировании формулы нужно выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. При одном нажатии будет абсолютный адрес ячейки. При двух нажатиях будет абсолютный адрес строки. При трёх нажатиях будет абсолютный адрес столбца. При четырёх нажатиях будет относительный адрес ячейки.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих основных типов: число, дата и время, текст или формула, а также оставаться пустой.

Содержимым ячейки может быть как текст, числовые данные, так и формула.

Так как колонки озаглавлены буквами, а столбцы — цифрами, то у каждой ячейки есть свой – только её – уникальный адрес, состоящий из буквы и цифры. Например, на рис.1 у выбранной ячейки адрес — K21. Адрес ячейки (во время заполнения, составления формул) можно увидеть в строке формул. Существуют три вида адресации:

Адресация ячейки	Относительная	Абсолютная	Смешанная
Пример	B12, G34:H40	$B$12, $G$34:$H$40, Количество, a	$B12, B$12

Относительная – меняется при размножении ячейки.

Для присваивания ячейке (группе ячеек) уникального имени необходимо выделить ячейку и выполнить команду Присвоить пункта Имя меню Вставить. В имени нельзя использовать пробелы.

Использование функций.

Статьи к прочтению:

Подготовка к печати. Прямо сейчас узнай, что НУЖНО и НЕЛЬЗЯ делать при подготовке к печати

Похожие статьи: