Группирование элементов сводной таблицы.

Автор: csaa ·

В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам.

Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.1. и к сводной таблице на рис.5.

Задание 7. Группирование и сокрытие деталей

В списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).
Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.
Выполните команды Данные® Группа и структура ® Группировать
Щелкните правой кнопкой в области данных сводной таблицы, выполните команду Группа и структура, а затем команду Скрыть детали.
В предыдущем пункте было выполнено группирование по столбцам. Теперь выполните группирование по строкам: выделите те элементы поля Сотрудники, в которых присутствует данные за оказанные услуги частным предпринимателям, затем щелкните по кнопке Группировать на панели инструментов Сводная таблица. После того, как группирование будет завершено, щелкните по кнопке Скрыть детали. В результате будет получена таблица, представленная на рис.9.
Для того, чтобы вернуть сводную таблицу в прежнее состояние выполните следующие действия: последовательно щелкните по кнопке (Отобразить детали), а затем по кнопке (Разгруппировать) на панели Сводные таблицы.

<p>

Рис. 9. Сводная таблица после операции Группировка

Задание 8. Автоматическое создание группы.

1. Создайте новую сводную таблицу, разместив в области данных поле Наименование услуг, в области строк поле Сотрудник, в области страниц поле Клиент, в области столбцов поле Дата оказания услуги. Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов в указанном временном диапазоне;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля Дата оказания услуги;

3. Выберите в контекстном меню команду Группа и структура, Группирование. Далее в диалоговом окне Группирование (рис.10), оставив шаг группирования в месяц, нажмите кнопку OK. В результате будет получена таблица, представленная на рис. 11.

Рис. 10. Диалоговое окно Группирование

Рис. 11. Результат выполнения группирования по месяцам

Выводы:

1. Сводные таблицы являются мощным средством экономического анализа, позволяющим обратиться к базе данных с любым вопросом, возникшим у специалиста в любой предметной области и получить необходимый ответ.

2. Методика применения сводной таблицы предполагает следующие этапы:

— формулировка вопроса на языке предметной области;

— определение структуры сводной таблицы, содержащей ответ на поставленный вопрос (что следует размещать в область страниц, области строк, столбцов и область данных).

— определение того, какие преобразования данных требуются для получения ответа (нужны ли формулы и какие, нужно ли группировка данных и т.д.);

— запуск мастера для создания сводной таблицы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое сводные таблицы и когда их целесообразно применять?

2. Как вставить в сводную таблицу вычислительное поле?

3. Как изменить структуру сводной таблицы?

4. Какие средства есть для группировки элементов сводной таблицы?

7. Приложения на основе Power Point

Приложение Power Point, входящее в состав пакета MS Office, предназначено для создания презентаций, которые могут быть опубликованы в Internet, или устанавливаться и просматриваться на автономно работающем компьютере. Приложение дает также возможность подготовки слайдов для печати или для вывода на пленку.

Приложение в Power Point связывают с базами данных через рабочие книги Excel или документы Word. Иначе говоря, необходим посредник между презентацией и таблицей БД.

Связывать рабочие книги Excel с БД можно через создание запросов (см. пункт 6).

Для связывания презентации и рабочей книги используют механизм внедрения и связывания объектов.

Для организации подобной связи необходимо открыть рабочую книгу и презентацию. В рабочей книге выделить объект, подвергаемый процедуре связывания. Скопировать объект в буфер.

Перейти в окно презентации и выполнить команду «Правка/ Специальная вставка».

Откроется окно настройки соединения рабочей книги и презентации. Выбрать режим «Связать», в поле «Как» выбрать Лист Microsoft Excel. Нажать ОК.

На слайде появится изображение таблицы, находящейся в рабочей книге.

Таблица, вставленная на слайд, будет динамически обновляться вместе с объектами рабочей книги и базы данных.

7.1. Работа с простыми презентациями

7.1.1. Структура презентации Power Point

Презентация состоит из отдельных слайдов (кадров), которые могут «листаться» как автоматически, в заданном разработчиком темпе, так и пользователем, просматривающим презентацию.

Каждый слайд представляет собой страничку, на которой размещаются текст, рисунки, диаграммы и т.п., содержащие всю необходимую информацию. Кроме того, презентация может содержать специальные элементы управления (кнопки, ссылки и т.п.), позволяющие не только быстро перемещаться по кадрам данной презентации, но и осуществлять связь с другими презентациями и электронными документами. Все операции над слайдами выполняются в окне презентации.

Окно презентации имеет стандартный вид и предоставляет в распоряжение пользователя все типовые элементы приложения MS Office: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, область задач и т. д.

Работа с презентацией может выполняться в нескольких режимах:

1. Режим Обычный предназначен для создания и редактирования слайдов. Программу в этот режим можно перевести с помощью кнопки Обычный режим (рис. 75), или командой Вид, Обычный. В данном режиме окно программы разделено на три панели: панель структуры, панель редактирования и панель заметок. Панель редактирования отображает текущий слайд и позволяет формировать его: вставлять объекты, форматировать текст, применять шаблоны и т.д. Панель структуры может работать в двух режимах Структура и Слайды. В режиме Структура отображает информацию о презентации, схематически показывая положение слайдов и их текстовое содержание. Работая со структурой, вы можете редактировать как текст заголовков, так и основной текст слайдов, но не встроенные объекты. Вы можете изменять уровень строки в структуре с помощью кнопок Вверх и Вниз панели инструментов Структура. Панель заметок служит для записи замечаний к слайду.

Рис.75. Окно приложения PowerPoint в режиме Обычный

2. РежимСортировщика слайдов предназначен для работы с презентацией в целом, а не с отдельным слайдами. Перейти в этот режим можно с помощью команды: Вид, Сортировщик слайдов. В этом режиме можно изменить порядок следования слайдов, задавать различные эффекты при переходе от слайда к слайду и т.д.

3. Режим Показ слайдов позволяет просмотреть подготовленную презентацию.

Презентацию можно создать несколькими способами:

— на основе имеющихся шаблонов;

— на основе существующей презентации;

— с «чистого листа», используя имеющиеся в программе макеты, шаблоны оформления и мастер автосодержания.

Выбор режима создания слайда можно осуществить с помощью области задач (рис.75).

7.2. Просмотр ранее созданной презентации

Для просмотра презентации достаточно открыть ее файл (приложение PowerPoint будет запущено автоматически, если оно установлено на компьютере). Презентацию можно также открыть, запустив приложение.

Задание 1. Открытие и просмотр заранее подготовленной презентации

Для просмотра заранее подготовленной презентации необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запустите приложение PowerPoint любым способом.

2. Откройте любую, имеющуюся презентацию (сетевая папка, где размещается презентация указывается преподавателем), например, презентацию Лекция 1 (рис 76).

Рис. 76. Любой слайд можно открыть, используя панель Структура

3. Перейдите в режим Обычный и на панели структуры поочередно откройте вкладки Структура и Слайды. Убедитесь, что с помощью этой панели можно открыть любой слайд.

4. Откройте режим сортировки слайдов (Вид, Сортировщик слайдов). В этом режиме удобно менять слайды местами, можно скрыть выбранный слайд, подав команду Показ слайдов, Скрыть слайд. Номер скрытого слайда перечеркивается и в режиме просмотра он будет невиден.

5. Перейдите в режим показа слайдов (Показ слайдов, Начать показ). Для перехода к следующему слайду достаточно щелкнуть мышкой или нажать клавишу Enter. Слайды будут меняться автоматически, если выполнить следующие операции:

— подать команду Показ слайдов, Смена слайдов;

— в разделе Смена слайдов области задач установите флажок Автоматически после и установите время смены (например, 1 сек), а затем нажмите кнопки Применить ко всем слайдам, Показ слайдов;

— по окончании показа щелкните по экрану, снимите флажок Автоматически после и нажмите кнопку Применить ко всем слайдам.

6. Закройте презентацию Лекция 1, не сохраняя изменения.

На основе существующей презентации можно создать новую, внеся в нее необходимые изменения и сохранив ее под другим именем.

7.3. Создание презентации на основе шаблонов

Для создания новой презентации можно использовать библиотеку шаблонов презентаций, входящую с состав приложения PowerPoint.

Задание 2. Создайте новую презентацию на основе имеющихся шаблонов, выполнив следующие операции:

1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Создать, откроется окно новой презентации.

2. В области задач раскройте список Другие области задач (список располагается в верхней строке области задач) и выберите пункт Создание презентации. Раскроется область задач Создание презентации.

3. В разделе Создание с помощью шаблона выберите пункт Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно Шаблоны.

4. На вкладке Презентации выберите пункт Бизнес-план (или любой другой шаблон) и нажмите кнопку ОК.

5. Поочередно открывая слайды, введите данные, запрашиваемые шаблоном.

6. Сохраните новую презентацию в своей папке и закройте окно документа.

Библиотека шаблонов содержит более двух десятков шаблонов, разработанных опытными менеджерами и оформленных дизайнерами.

7.4. Создание презентации с «чистого листа»

Если пользователя имеющиеся шаблоны не удовлетворяют, он может создать новую презентацию с «чистого листа». Однако и в этом случае программа предоставляет с его распоряжения целый набор разнообразные средств и механизмов для автоматизации создания презентации.

Задание 3. Создание первого (титульного) слайда новой презентации.

1. Откройте новое окно документа, нажав на панели инструментов Стандартная кнопку Создать. Убедитесь, что в области задач установлена задача Разметка слайда(рис.77).

2. В разделе Макеты текста выберите Титульный лист. На панели редактирования слайда в поле Заголовок слайда введите текст Презентация лабораторной работы, а в поле подзаголовок слайда введите текст Отчет о создании презентации.

3. Сохраните презентацию в своей папке под именем Презентация лабораторной работы.

4. В области задач в списке Другие области задач выберите пункт Дизайн слайда – Шаблоны оформления. Программа предложит пользователю несколько десятков шаблонов оформления слайдов: Вершина горы, Водяные знаки, Глобус, Граница, Занавес и т.п. Выберите любой шаблон оформления, например, Вершина горы. При желании можно изменить цветовую схему шаблона, раскрыв в области задач цветовые схемы. Проанализируйте набор цветовых схем и выберите любую из них.

Рис.77. Макеты слайдов, расположенные в области задач Разметка слайда

5. Чтобы привлечь внимание читателя в презентацию могут быть включены различные анимационные эффекты. Для включения анимации используется область задач Дизайн слайда – Эффекты анимации. Откройте эту область задач и исследуйте ее возможности. Программа предлагает наборы анимацией Простой, Средний и Сложный для выбора нужного эффекта. Последовательно выбирая каждый из них, вы можете познакомиться с ними. Следует помнить, что сложные эффекты требуют больших машинных ресурсов и могут привести к резкому снижению скорости показа слайдов. Выберите любой их простых способов анимации и нажмите кнопку Применить ко всем слайдам. Проверьте работоспособность эффекта, нажав кнопку Показать слайд. Для продолжения показа нужно щелкать мышкой по слайду.

Используя перечисленные средства можно создать множество самых различных слайдов. Однако обычно презентации выполняются в едином стиле с применением одного из шаблонов оформления и одной цветовой схемы.

Задание 4. Создайте следующий слайд презентации, содержащий ее оглавление. Для этого выполните следующие операции:

1. Откройте следующий слайд, подав команду Вставка, Создать слайд. Появится второй слайд, оформленный в том же стиле.

2. В области задач раскройте пункт Разметка слайда и в разделе Макеты текста выберите макет Заголовок и текст.

3. На панели редактирования слайда в поле Заголовок слайда введите текст Содержание. В поле Текст слайда введите маркированный список, содержащий следующие пункты:

— Диаграмма

— Таблица

— Структура организации.

4. Сохраняете изменения в презентации, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Задание 5. Создайте следующий слайд, содержащий диаграмму.

1. Командой Вставка, Создать слайд откройте следующий слайд.

2. В области задач Разметка слайда выберите макет содержимого Заголовок и объект.

3. На панели редактирования нового слайда выберите значок Добавление диагр�