Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

 обработка данных об операциях, производимых фирмой;

 создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

 получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Примеры рутинных операций:

 операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием необходимого количества товара и сроков поставки;

 операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

 выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

 решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

 выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

 выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

 использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

 акцент на хронологию событий;

 требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 2.2) и приведем их характеристики.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

 классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

Пример. При расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки;

 сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

 вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

 укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Примеры информационных систем оперативного уровня:

 бухгалтерская;

 банковских депозитов;

 обработки заказов;

 регистрации авиабилетов;

 выплаты зарплаты и т.д.

Наибольшее число пакетов прикладных программ создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить “Турбо-Бухгалтер”, “Инфо-Бухгалтер”, “Парус”, “ABACUS”, “Бэмби+”, “Бухкомплекс”, “Бэст”, “Лука”.

Типичной информационной системой оперативного уровня является популярная программа “1С: Бухгалтерия” фирмы “1С” для Windows. Эта программа предоставляет широкие возможности манипулирования бухгалтерскими данными. Основными особенностями программы являются:

 ведение синтетического и аналитического учета в соответствии со спецификой предприятия;

 возможность ведения количественного и многовалютного учета;

 полная настраиваемость;

 получение комплекса бухгалтерских документов.

Программа “1С: Бухгалтерия” позволяет формировать стандартные отчетные документы: “Оборотно-сальдовую ведомость”, “Шахматку”, “Анализ счета”, “Обороты счета”, “Журнал-ордер”, “Ведомость по счету”, “Сводные проводки”, “Анализ счета по датам”, “Карточку счета”, “Отчет по журналу операций”.

Программа может быть сконфигурирована в соответствии с потребностями конкретного предприятия. Кроме того, в ней имеется встроенный язык, который дает возможность создавать новые и модифицировать существующие отчеты и формы документов.

Программа “1С:Бухгалтерия” входит в комплекс программ “1С:Предприятие”, который включает также разделы “1С:Торговля+Склад” и “1С:Зарплата+Кадры”.

Справочное и информационное обеспечение экономической деятельности представлено следующими пакетами пограмм: “ГАРАНТ” (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль), “КОНСУЛЬТАНТ+” (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).

Статьи к прочтению:

Информационные технологии обработки данных

Похожие статьи: