Как было отмечено выше, книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов (по умолчанию 3), поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.
Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги (см. рис. 1.1). Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.
Каждый лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы обозначаются буквами от A до IV, а строки цифрами от 1 до 65535. Всего рабочий лист может содержать 256 столбцов и 16384 строк. Ячейки таблицы в Excel расположены на пересечении столбцов и строк. Т.о., таблица содержит
16 777 216 ячеек. (Формат листа 6,4х416 метров).
Активная ячейка – это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором. Активная ячейка выделяется:
-табличным курсором;
-координатами над рабочей страницей;
-полужирным шрифтом текущей строки и столбца.
Диапазон (или блок) ячеек задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например А1:C4; B1:B10. Для выделения блока ячеек можно использовать мышь (перемещать при нажатой левой кнопке) или клавиши управления курсором при нажатой клавише Shift.
В отличие от текстового процессора Word каждая ячейка помимо редактирования и форматирования текста позволяет проводить вычисления на основании формул, помещенных в них. Над данными ячеек можно также производить вычисления. На основании данных может быть построена диаграмма или график.
1.4.1 Копирование, добавление, перемещение, удаление листов.Переименовать существующий лист можно одним из способов:
-В контекстном меню листа (щелчок правой кнопкой мыши на ярлычке листа) выбрать команду Переименовать и ввести новое имя.
-Дважды щелкнуть на ярлычке листа и ввести новое имя.
Для того чтобы скопировать или переместить лист, необходимо:
1) выбрать команду контекстного меню листа Переместить/скопировать;
2) в открывшемся окне диалога (рис. 1.3) установите флажок Создавать копию, чтобы выбранный лист копировался, или убрать флажок, чтобы выбранный лист перемещался;
3) в списке Перед листом щелкнуть на пункте переместить в конец, чтобы скопировать (переместить) лист в конец книги;
4) щелкнуть на кнопке ОК.
Рисунок 1.3 – Диалог копирования (перемещения) листа
Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу пункт Новая книга.
Чтобы добавить еще один пустой лист, необходимо выполнить следующие действия:
1) в контекстном меню листа выбрать команду Добавить;
2) на вкладке Общие открывшегося окна диалога Вставка щелкнуть на значке Лист;
3) щелкнуть на кнопке ОК.
1.4.2 Копирование, добавление, перемещение, удаление ячеек. Для выделения ячеек листа Excel можно пользоваться следующими приемами:
-щелчок на ячейке выделяет ее;
-чтобы выделить прямоугольную область, щелкните на ее угловой клетке, нажмите клавишу Shift и щелкните на клетке противоположного угла области либо протащите мышь по диагонали от первого угла области до второго;
-строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки или столбца;
-чтобы выделить несколько строк или столбцов, протащите мышь по их заголовкам или щелкните па первом заголовке, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке группы;
-нажав клавишу Ctrl и щелкая в клетках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек;
-чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной на пересечении линеек заголовков строк и столбцов.
Выделенные элементы таблицы или рабочего листа перемещаются и копируются с помощью мыши (метод dragdrop), либо через буфер обмена (команды Вырезать, Копировать, Вставить меню Правка).
Для удаления ячеек, строк и столбцов:
1) выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует удалить;
2) выберите команду меню Правка ? Удалить;
3) при удалении диапазона ячеек выберите в диалоговом окне Удаление ячеек (рис. 1.4а) нужный вариант:
— ячейки, со сдвигом влево;
— ячейки, со сдвигом вверх;
— строку;
— столбец.
 |  |
| а | б |
Рисунок 1.4 – Диалоговые окна:
а – Удаление ячеек;
б – Вставка скопированных ячеек.
Для вставки пустых ячеек, строк и столбцов:
1) Выполните одно из следующих действий:
-Вставка новых пустых ячеек. Выделите диапазон ячеек, в который требуется вставить новые пустые ячейки. При этом необходимо, чтобы количество выделенных ячеек соответствовало количеству добавляемых ячеек.
-Вставка одной строки. Щелкните ячейку в строке, над которой следует вставить новую строку.
-Вставка нескольких строк. Выделите строки, над которыми следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых строк должно совпадать.
-Вставка одного столбца. Щелкните ячейку в столбце, слева от которого следует поместить новый столбец.
-Вставка нескольких столбцов. Выделите столбцы, справа от которых следует вставить новые столбцы. Количество выделенных и вставляемых столбцов должно совпадать.
2) В меню Вставка выберите команду Ячейки, Строки, или Столбцы.
3) При перемещении или копировании диапазона ячеек, не являющегося строкой или столбцом, выберите в диалоговом окне Вставка скопированных ячеек (рис. 1.4б) направление сдвига имеющихся ячеек.
1.4.3 Изменение размеров ячеек. Увеличить ширину ячейки можно, установив курсор на границе между буквами столбцов до превращения его в двунаправленную стрелку и, нажав левую клавишу мыши, передвинуть границу на нужное расстояние. Увеличение высоты ячейки выполняется аналогично при установке курсора на границе между цифрами строк.
Кроме того, высота строк и ширина столбцов таблицы регулируется с помощью команд Строка и Столбец из меню Формат. Например, для изменения ширины столбца с помощью мыши надо выделить ячейку или весь столбец, выбрать команду Формат ? Столбец ? Ширина и ввести нужную ширину в миллиметрах в окне Ширина столбца. Команда Автоподбор ширины увеличивает ширину ячейки по длине вводимых символов, команды Скрыть или Отобразить убирают или вставляют отмеченный столбец.
Аналогично изменяется высота строки, ее автоподбор, удаление или вставка строки при использовании команд меню Формат ? Строка.
1.4.4 Ввод данных в ячейки. Для того чтобы ввести текст в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить и сразу же (не дожидаясь появления как в процессоре Word текстового курсора) «писать». Основным отличием работы электронных таблиц от текстового процессора является то, что после ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т.е. дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку.
Зафиксировать данные можно одним из способов:
-нажать клавишу Enter;
-щелкнуть мышью по другой ячейке;
-воспользоваться кнопками управления курсором на клавиатуре (перейти к другой ячейке).
Итак, ввести данные можно непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter. Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается число – ячейка заполняется символами #.
Если выделить ячейку таблицы, содержащую некоторые данные и ввести новые данные с клавиатуры, в ячейке таблицы окажется последняя информация. Для того чтобы добавить данные к уже существующим необходимо выполнить одно из действий:
-выделить необходимую ячейку, в строке формул щелчком мыши установить текстовый курсор, внести все требуемые изменения и затем зафиксировать окончательный вариант;
-дважды щелкнуть ячейку, содержимое которой необходимо изменить (в ячейке появится текстовый курсор), изменить содержимое ячейки и зафиксировать окончательный вариант.
ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
2.1Одним из известных Вам способов запустить Excel.
2.2Изучить элементы окна Excel.
2.3Одним из известных Вам способов добавить любые 2 панели инструментов.
2.4Скрыть (убрать с экрана) добавленные панели инструментов.
2.5Создать новую книгу (наберите несколько любых символов или чисел в произвольных ячейках первого листа книги).
2.6Сохранить новую книгу под именем «ваша фамилия»_excel1.
2.7Закрыть созданную книгу.
2.8Открыть книгу, которую вы создали.
2.9Добавить в любую заполненную ячейку еще несколько символов или цифр.
2.10 Выполнить перемещение по листам.
2.11 Переименовать первый лист книги (имя – индекс академической группы).
2.12 Удалить второй лист книги.
2.13 Добавить новый лист книги.
2.14 Переместить лист с введенным вами названием на последнее место.
2.15 Сохранить все изменения в книге под именем «ваша фамилия»_книга2.
2.16 Завершить работу с Excel.
2.17 Средствами ОС Windows удалить созданные файлы с диска.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1)Для чего предназначено приложение MS Excel?
2)Как запустить Excel? Как выйти из Excel?
3)Назовите основные элементы окна приложения Excel.
4)Что такое рабочая книга Excel?
5)Что такое рабочий лист Excel?
6)Как выполняется создание книги?
7)Как выполняется открытие и сохранение книги?
8)Как выполняется переименование книги?
9)Как выполняется закрытие книги?
10) Что такое активная ячейка?
11) Как выполняется адресация ячеек?
12) Что такое диапазон (блок) ячеек?
13) Как копировать листы, ячейки?
14) Как изменить размеры ячеек?
15) Как осуществить ввод данных в ячейку?