Создайте в microsoft word шаблон документа (бланк письма)

Практическая работа № 5.

Тема: Создание документа Word с использованием шаблонов.

Цель: Приобретение навыков работы с шаблонами в Microsoft Word

Теоретические сведения

Шаблон — это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие. В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.

После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль (размер шрифта) — 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал — одинарный.

Шаблон Normal.dot является общим шаблоном. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться с такими понятиями как: автотекст, автозамена, макрос, форматирование, стили, гиперссылка, шаблоны и надстройки, изложенными в рекомендуемых источниках информации. Кроме того, изучите тему 2.1 Обработка текстовой информации.

Задания:

1. Разработать шаблон бланка письма учреждения согласно образцу, представленному на рисунке Рис. 1 и создать документ на основе разработанного шаблона.

Рис. .1

Пошаговое выполнение работы

1. Включите ПК. Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

Запустите Microsoft Word

После полной загрузки ОС запустите Microsoft Word, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав в главном меню команду Программы/Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003. В результате откроется окно приложения Документ 1 — Microsoft Word, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.

Создайте в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма)

3.1 Создайте файл mytemplate (мой шаблон) на основе общего шаблона
Чтобы создать новый шаблон на основе общего шаблона Новый документ выполните следующее:

выберите команду меню Файл/Создать;

в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке Общие шаблоны;
в открывшемся окне диалога Шаблоны выделите новый документ, а переключатель Создать установите в положение шаблон и нажмите ОК. В окне приложения откроется Шаблон 1;
внесите необходимые изменения в размеры полей страницы (Файл/Параметры страницы): Верхнее — 1,6 см, Нижнее — 1,8см, Левое — 2см, Правое — 2см, ориентация страниц — книжная;
установите гарнитуру шрифта — Times New Roman, кегль — 10 пунктов;
в меню Файл выберите команду Сохранить как;
в поле Тип файла выберите значение — Шаблон документа;
По умолчанию в поле Папка открывается папка Шаблоны;
в поле Имя файла введите имя mytemplate для шаблона бланка письма и нажмите кнопку Сохранить. Шаблон mytemplate.dot будет сохранен в папке Шаблоны и будет отображаться в окне диалога Шаблоны на вкладке Общие.

3.2 Ввод, редактирование и форматирование шапки шаблона или файла mytemplate.dot
Для ввода, редактирования и форматирования текста и рисунка в шапке шаблона выполните следующее:

в верхней части документа создайте таблицу (команда Файл/Вставить), размеры таблицы: число столбцов — 3, число строк — 1, Автоподбор ширины столбцов — постоянная;
в первую ячейку введите реквизиты учреждения на английском языке, в третью ячейку введите реквизиты на украинском языке;
во вторую ячейку вставьте рисунок (герб) из другого файла (Герб Украины);
для симметричного расположения текста и рисунка изменяйте размеры столбцов;
установите положение текста в таблице по центру, используя команды форматирования текста;
установите положение рисунка по центру, используя команду Посередине по центру, расположенную на панели Панель границ;
удалите линии границ таблицы, для этого выделите всю таблицу и выполните команду Формат/Границы и заливка…, и на вкладке Граница выберите Тип: нет.

3.3 Между шапкой и текстом письма создайте границу в виде двойной сплошной линии черного цвета
В качестве границы раздела между фрагментами документа используйте горизонтальную линию.
Создайте горизонтальную линию одним из способов:

установите курсор ниже таблицы и выполните команду Формат/Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница добавьте границу, щелкнув на образец верхняя граница, и выберите соответствующий тип границы;
нарисовать линию, используя Панель рисования.

3.4 Слева под горизонтальной линией создайте поле для даты и номера письма
Для создания поля Дата и номер письма выполните:

установите требуемый отступ слева для поля Дата и номер письма с помощью команды Формат/Абзац…;
предварительно установите позиции табуляции 4 и 8 см командой Формат/Табуляция;
установите начертание Подчеркнутый, введите жесткий пробели и нажмите клавишу TAB, затем отключите начертание Подчеркнутый и введите жесткий пробел, символ № и еще жесткий пробел. Опять установите начертание Подчеркнутый, введите жесткий пробел и нажмите клавишу TAB.

3.5 Создание строки на № и від в шаблоне
Для создания строки на № и від используйте вышеописанный алгоритм.

3.6 Справа под горизонтальной линией создайте поле Кому адресовано письмо
Для создания этого поля (с помощью объекта Надпись) выполните следующие действия:

создайте объект Надпись, щелкнув на панели рисования объект Надпись, или выполните команду Вставка/Надпись;
переместите объект Надпись в требуемое место документа и, изменяя размеры с помощью маркеров изменения, введите текст Кому адресовано письмо;
удалите линии (границы) объекта Надпись в окне диалога Формат надписи, используя команду Формат/Надпись….

3.7 Создайте поле Заголовок письма.
Создайте поле Заголовок письма вышеуказанным способом.

3.8 Нарисуйте уголки для полей Кому адресовано письмо и Заголовок письма
Для создания уголков (линий) воспользуйтесь инструментом Линия, который размещен на Панели рисования.

3.9 Выполните форматирование текста шаблона
Установите следующие параметры форматирования:

для текстового поля Кому адресовано письмо: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль — 12, выравнивание — по левому краю;
для текстового поля Заголовок письма: гарнитура шрифта — Arial, кегль — 12, выравнивание — по центру;
для остального текста письма: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль — 12, выравнивание — по ширине.

3.10 Сохраните изменения и закройте шаблон бланка письма, выполнив команду Файл/Закрыть

Статьи к прочтению:

Создание документа Word: работа с шаблонами, готовыми образцами оформления документов

Похожие статьи: