Оформление и печать документов

9.1. Установка параметров страниц

9.1.1. Установка полей и ориентации страницы

Для установки полей страницы необходимо выполнить команду Файл/ Параметры страницы. Размеры полей устанавливают во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы. Размер полей устанавливают в счетчиках Верхнее, Нижнее, Левое, Правое. Характер полей: Обычный или Зеркальные поля выбирают в раскрывающемся списке несколько страниц. Зеркальные поля обычно используют при подготовке документов, которые будут печататься на двух сторонах листа.

Ориентацию страницы (книжная или альбомная) выбирают в разделе Ориентация вкладки Поля диалогового окна Параметры страницы.

В раскрывающемся списке Применить можно выбрать разделы документа, к которым применяются устанавливаемые параметры страницы.

9.1.2. Вертикальное выравнивание

Для установки вертикального выравнивания текста на страницах необходимо выполнить команду Файл/Параметры страницы. Способ вертикального выравнивания выбирают в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание вкладки Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы.

Чаще всего используют вертикальное выравнивание по верхнему краю. При вертикальном выравнивании по нижнему краю текст будет расположен в нижней части страницы. При вертикальном выравнивании по центру текст будет сгруппирован в центре страницы. При вертикальном выравнивании по высоте текст будет равномерно абзацами распространен на всю страницу от верхнего до нижнего края.

9.1.3. Вставка и удаление номеров страниц

Расстановка номеров страниц в Microsoft Word производится автоматически. Выполните команду Вставка/Номера страниц и в диалоговом окне Номера страниц выберите положение и выравнивание в раскрывающемся списке Выравнивание номеров страниц.

Для удаления нумерации страниц сначала следует перейти в отображение документа в режиме колонтитулов. Выполните команду Вид/Колонтитулы или дважды щелкните левой кнопкой мыши по тому колонтитулу, в котором проставлена нумерация страниц. В колонтитуле надо щелкнуть левой кнопкой мыши один раз по номеру страницы и после того, как вокруг номера появится рамка, щелкнуть левой кнопкой мыши теперь уже по этой рамке. В рамке должны появиться маркеры ее выделения (рис. 1). После этого нужно нажать клавишу клавиатуры Delete.

Рис. 1. Фрагмент страницы: верхний колонтитул с номером страницы

9.1.4. Вставка разрывов и разделов

Для вставки разрывов выполните команду Вставка/Разрыв и в диалоговом окне Разрыв выберите требуемый тип разрыва.

Раздел — часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. В каждом разделе документа можно отдельно от других разделов установить следующие параметры: поля; размер и ориентация бумаги; источник бумаги для принтера; границы страницы; вертикальное выравнивание; колонтитулы; колонки; нумерация страниц; нумерация строк; сноски.

Разрывы разделов в документе можно увидеть в режиме отображения непечатаемых знаков форматирования (кнопка Непечатаемые знаки панели инструментов Стандартная).

Чтобы установить параметры страницы для выбранного раздела, необходимо в соответствующей вкладке диалогового окна Параметры страницы в раскрывающемся списке Применить выбрать параметр к текущему разделу.

9.1.5. Ввод текста в колонтитулы

Колонтитул — часть верхнего и нижнего поля страницы документа. В колонтитулах размещаются номера страниц и другая информация. При этом информация, размещенная в колонтитуле, повторяется на каждой странице.

Чтобы начать работу с колонтитулами, необходимо выполнить команду Вид/Колонтитулы. После этого будет установлен режим Разметка страницы. В верхней части страницы пунктирной рамкой будет выделено поле колонтитула, появится панель инструментов Колонтитулы, основной текст страницы будет отображен бледным шрифтом (рис. 2).

Рис. 2. Отображение колонтитула

Текст в колонтитул вводится обычным образом. Для вставки в колонтитул даты и времени можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов Колонтитулы. По окончании работы с колонтитулами следует нажать кнопку Закрыть или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по основному тексту страницы. Документ перейдет в тот же режим отображения, который был установлен до начала создания колонтитулов.

9.1.6. Установка границ страниц

Чтобы установить границы страниц, необходимо выполнить команду Формат/Границы и заливка. После чего перейти во вкладку Страница диалогового окна Границы и заливка. В списке Тип нужно выбрать какую-либо линию, затем следует выбрать ее цвет, ширину и указать тип рамки. Используя кнопки, расположенные в разделе Образец, можно установить обрамление страниц только с некоторых сторон. В раскрывающемся списке Применить к можно выбрать часть документа, к которой будет применено обрамление. Можно установить обрамление всех страниц документа, а можно только к тому разделу, в котором сейчас находится курсор. Можно установить одинаковое обрамление всех страниц документа или раздела, а можно обрамить только первую страницу или, наоборот, все страницы данного раздела, кроме первой.

Для обрамления страниц можно использовать не только линии, но и любой рисунок из раскрывающегося списка Рисунок. Различные рисунки для обрамления с разных сторон использовать нельзя.

Для удаления границы страниц, независимо от их вида и расположения, следует в разделе Тип вкладки Граница диалогового окна Границы и заливка выбрать нет.

9.1.7. Оформление многоколоночного текста

В многоколоночный текст можно оформить весь документ или выделенный фрагмент документа. Для оформления всего документа, не имеющего разрывов разделов, в виде многоколоночного текста достаточно поставить курсор в любое место документа, нажать кнопку Колонки панели инструментов Стандартная и в появившемся табло при нажатой левой кнопке мыши выделить требуемое количество колонок. Текст будет оформлен в выбранное количество колонок одинаковой ширины с равными промежутками между ними.

Если необходимо оформить фрагмент документа, то его следует сначала выделить, а затем нажать кнопку Колонки панели инструментов Стандартная. При оформлении выделенного фрагмента документа перед колонками текста и после колонок Microsoft Word автоматически вставит разрывы разделов.

Для работы с колонками используют команду Формат/Колонки. В диалоговом окне Колонки в разделе Тип можно выбрать один из стандартных вариантов оформления колонок.

Для превращения многоколоночного текста в обычный (одноколоночный) необходимо нажать кнопку Колонки панели инструментов Стандартная и в появившемся табло при нажатой левой кнопке мыши выделить одну колонку.

9.2. Печать документов Microsoft Word

Для просмотра документа перед его печатью используется режим предварительного просмотра. Для этого достаточно нажать кнопку Предварительный просмотр панели инструментов Стандартная. В этом режиме отображается панель инструментов Предварительный просмотр. Для изменения масштаба отображения документа можно использовать кнопки Одна страница, Несколько страниц, раскрывающийся список Масштаб. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, необходимо нажать кнопку Закрыть панели инструментов Предварительный просмотр или клавишу клавиатуры Esc.

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно нажать кнопку Печать панели инструментов Стандартная.

Для печати части документа, изменения масштаба печатаемого документа, печати документа в нескольких экземплярах следует выполнить команду Файл — Печать. В диалоговом окне Печать в разделе Страницы можно установить печать одной страницы, на которой в данный момент находится курсор (переключатель текущая), или нескольких страниц, введя с клавиатуры номера печатаемых страниц (переключатель и поле номера). Можно напечатать и только выделенный фрагмент документа (переключатель выделенный фрагмент). В счетчике число копий можно указать число печатаемых экземпляров. В раскрывающемся списке число страниц на листе можно выбрать число страниц документа, которые следует напечатать на каждом листе бумаги.

Статьи к прочтению:

Прием товара от поставщика, оформление документов, круглая печать

Похожие статьи: