Создание документов с использованием шаблонов

Основы работы с Microsoft Office Word 2003

Содержание

Теоретическая часть. 3

1. Создание документов. 3

1.1. Ввод текста в документ. 3

1.1.1. Ввод текста с клавиатуры.. 3

1.1.2. Вставка специальных символов. 3

1.1.3. Вставка даты и времени. 3

1.2. Использование табуляции. 3

1.3. Автоматизация ввода текста. 4

1.3.1. Создание элемента автозамены.. 4

1.3.2. Использование автотекста. 4

1.4. Гиперссылки в Microsoft Word. 5

2. Редактирование документов. 5

2.1. Работа с текстом.. 5

2.1.1. Выбор языка. 5

2.1.2. Расстановка переносов. 5

2.1.3. Проверка правописания. 6

2.1.4. Поиск и замена текста. 7

2.1.5. Использование синонимов. 7

2.1.6. Удаление текста. 8

2.2. Перемещение и копирование фрагментов документа. 8

2.2.1. Перемещение и копирование перетаскиванием.. 8

2.2.2. Перемещение и копирование с использованием буфера обмена. 8

2.2.3. Перемещение и копирование с помощью специальной вставки. 9

3. Создание документов с использованием шаблонов. 9

5. Основы оформления текста документа. 10

5.1. Установка основных параметров шрифта (шрифт, размер, цвет, начертание, подчеркивание) 10

5.2. Выравнивание и установка отступов абзацев. 12

6.1. Применение специальных эффектов к символам шрифта. 13

6.2. Установка интервалов в тексте: межстрочные интервалы, интервалы между абзацами, интервалы между символами. 14

6.3. Установка границ. 16

6.3.1. Обрамление абзацев и текста. 16

6.3.3. Обрамление страниц. 17

6.4. Заливка абзацев и текста. 18

6.5. Использование стилей при оформлении документа. 18

6.6. Оглавление, сноски, перекрестные ссылки, примечания. 19

7. Создание списков в Microsoft Word. 20

7.1. Оформление нумерованных списков. 20

7.2. Оформление маркированных списков. 21

7.3. Оформление многоуровневых списков. 21

8. Создание и оформление таблиц. 21

8.1. Создание таблиц. 21

8.2. Добавление элементов таблиц. 22

8.3. Удаление элементов таблиц. 23

8.4. Редактирование таблиц. 23

8.4.1. Изменение размеров элементов таблиц. 23

8.4.2. Разделение и объединение ячеек. 24

8.5. Оформление таблиц. 24

8.5.1. Обрамление таблиц. 24

8.5.2. Заливка таблиц. 25

8.5.3. Автоформатирование таблиц. 25

8.6. Оформление текста таблиц. 25

8.6.1. Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст. 25

8.6.2. Поворот текста. 25

8.6.3. Горизонтальное и вертикальное выравнивание текста в таблице. 25

9. Оформление и печать документов. 26

9.1. Установка параметров страниц. 26

9.1.1. Установка полей и ориентации страницы.. 26

9.1.2. Вертикальное выравнивание. 26

9.1.3. Вставка и удаление номеров страниц. 26

9.1.4. Вставка разрывов и разделов. 27

9.1.5. Ввод текста в колонтитулы.. 27

9.1.6. Установка границ страниц. 27

9.1.7. Оформление многоколоночного текста. 28

9.2. Печать документов Microsoft Word. 28

10. Графические возможности Microsoft Word. 28

10.1. Работа с рисунками в документе. 28

10.2. Работа с объектами WordArt 31

11. Создание и оформление рисунков. 31

12. Диаграммы в Microsoft Word. 33

Теоретическая часть

Создание документов

1.1. Ввод текста в документ

1.1.1. Ввод текста с клавиатуры

Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор. В любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, Microsoft Word произведет автоматическое форматирование, и текстовый курсор будет здесь зафиксирован.

Запреты:

Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Переход на новую строку произойдет автоматически, как только строка заполнится.

Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( — ).

Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только заполнится текущая страница.

Нельзя использовать клавишу Tab или Пробел (длинная клавиша в нижней части клавиатуры. Иногда эту клавишу называют Space или SpaceBar) для получения абзацного отступа (красной строки) или выравнивания текста по ширине страницы.

Рекомендации:

Клавишу Enter следует нажимать для перехода к новому абзацу или вставки пустого абзаца, состоящего из одной строки.

Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.

После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел.

Перед знаками кавычек и скобок «( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.

Знаки кавычек и скобок) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.

Знак дефиса ( — ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.

Перед знаком и после знака тире ( — ) ставится пробел.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, — клавишу Back Space.

1.1.2. Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Для вставки таких символов необходимо выполнить команду Вставка/Символ…. Во вкладке Символы диалогового окна Символ в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также просто выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить. Не закрывая диалогового окна Символ, курсор можно перевести в другое место документа, и продолжить вставку символов.

1.1.3. Вставка даты и времени

Для вставки в документ даты и/или времени следует выполнить команду Вставка/Дата и время.

1.2. Использование табуляции

Табуляция используется для выравнивания текста в пределах строки. Позиции табуляции позволяют перемещать курсор по строке клавишей клавиатуры Tab на определенные расстояния от левого поля.

В Microsoft Word есть позиции табуляции, установленные по умолчанию. Значение позиций и настроек табуляции можно изменить в диалоговом окне Табуляция (нажать кнопку Табуляция в диалоговом окне Абзац или выполнить команду Формат/Табуляция).

Для установки специальных позиций табуляции в диалоговом окне Табуляция введите число в поле Позиции табуляции, выберите тип выравнивания текста в позиции табуляции и заполнитель строки от предыдущего текста до этой позиции и нажмите кнопку Установить. Затем можно ввести еще несколько позиций, каждый раз нажимая кнопку Установить. Позиции табуляции отображаются на горизонтальной линейке.

Метки позиций специальной табуляции можно перемещать перетаскиванием, при этом будут изменяться позиции табуляции.

1.3. Автоматизация ввода текста

1.3.1. Создание элемента автозамены

Средство Автозамена используется для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв.

Для создания элемента автозамены для какого-либо текста необходимо выделить его и выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) в поле на будет указан введенный текст (рис. 1). В поле заменить необходимо ввести сочетание символов (лучше букв), которое при вводе будет заменяться указанным текстом, установить переключатель обычный текст и нажать кнопку Добавить. Буквосочетание не должно представлять собой какое-либо реальное слово.

Рис. 1. Создание элемента автозамены на русском языке во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия)

Затем при вводе текста если ввести установленное сочетание символов и поставить пробел, то появится соответствующий текст.

Для удаления созданного элемента автозамены следует выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) в поле на необходимо ввести сочетание символов автозамены и нажать кнопку Удалить.

1.3.2. Использование автотекста

Автотекст — текстовый или графический элемент, который можно многократно использовать в документах. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для создания элемента автотекста необходимо выделить нужный текст и выполнить команду Вставка/Автотекст/Создать или нажать комбинацию клавиш Alt + F3. В диалоговом окне Создание элемента автотекста введите название создаваемого элемента и нажмите кнопку ОК. Название должно быть коротким и запоминающимся: это может быть буква, цифра или сочетание букв и цифр. Теперь при вводе текста достаточно ввести имя элемента автотекста и нажать клавишу F3, при этом автоматически введется весь текст элемента автотекста.

1.4. Гиперссылки в Microsoft Word

Гиперссылка на веб-страницу или адрес электронной почты создается автоматически при вводе с клавиатуры URL-адреса или адреса электронной почты. Для добавления гиперссылки к какому-либо уже введенному тексту необходимо выделить этот фрагмент и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная (рис. 2) или щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Гиперссылка. В диалоговом окне Добавление гиперссылки в поле Адрес введите требуемый URL-адрес или адрес электронной почты.

Рис. 2. Вставка гиперссылки

При наведении указателя мыши на гиперссылку отображается всплывающая подсказка с URL-адресом или адресом электронной почты. Для перехода на URL-адрес необходимо щелкнуть мышью по гиперссылке при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом запустится веб-обозреватель и будет открыта соответствующая страница. При щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты откроется окно сообщения почтовой программы, например, Microsoft Outlook.

Для удаления гиперссылки необходимо поставить курсор на текст, для которого существует гиперссылка, и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне Изменение гиперссылки следует нажать кнопку Удалить ссылку. Можно также щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить гиперссылку.

Редактирование документов

2.1. Работа с текстом

2.1.1. Выбор языка

В Microsoft Word выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При необходимости язык текста можно установить самостоятельно. Выделите нужный фрагмент и выполните команду Сервис/Язык/Выбрать язык. В диалоговом окне Язык выберите язык.

2.1.2. Расстановка переносов

Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры — (дефис). Для расставления переносов в документе необходимо выполнить команду Сервис/Язык/Расстановка переносов. В диалоговом окне Расстановка переносов установить флажок Автоматическая расстановка переносов. При необходимости можно установить также флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. Переносы будут расставлены во всем документе.

Для того чтобы запретить переносы в некоторых фрагментах документа, выделите эти фрагменты и выполните команду Формат/Абзац. Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац (рис. 1) установите флажок запретить автоматический перенос слов.

Рис. 1. Запрет переносов во фрагменте документа во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац

2.1.3. Проверка правописания

При вводе текста Microsoft Word обычно проводит проверку правописания автоматически. Для установки параметров проверки правописания нужно выполнить команду Сервис/Параметры. Основные параметры проверки устанавливаются во вкладке Правописание диалогового окна Параметры (рис. 2).

Рис. 2. Настройка проверки правописания

При вводе текста в документе красной волнистой линией подчеркиваются слова с орфографическими ошибками, а также повтор одного и того же слова. Зеленой волнистой линией подчеркнуты слова, знаки препинания, фрагменты предложений и целые предложения, в которых есть грамматические и стилистические ошибки, а также ошибки в расстановке знаков препинания. Для исправления ошибок нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову и в контекстном меню выбрать правильный вариант написания слова или согласиться с грамматическим замечанием.

Если в контекстном меню нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно непосредственно в тексте документа с использованием клавиатуры.

Для проверки правописания в документе с уже введенным текстом следует нажать кнопку Правописание панели инструментов Стандартная (рис. 3).

Рис. 3. Панель инструментов Стандартная

При обнаружении ошибки в документе, в верхней части диалогового окна Правописание (рис. 4) выводится фрагмент текста с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова или грамматические замечания.

Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все. Для исправления грамматической ошибки — нажать кнопку Изменить. Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно.

Рис. 4. Проверка правописания — орфография (диалоговое окно Правописание)

2.1.4. Поиск и замена текста

Для поиска какого-либо текста в документе служит команда Правка/Найти. Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти нужно ввести искомый текст и нажать кнопку Найти далее. Найденный текст будет выделен в документе.

Для замены какого-либо текста в документе на другой текст следует во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить в поле Найти ввести заменяемый текст, в поле Заменить на ввести — заменяющий текст. Для замены во всем документе следует нажать кнопку Заменить все.

2.1.5. Использование синонимов

Для получения списка синонимов к какому-либо слову достаточно щелкнуть по этому слову правой кнопкой мыши и открыть подчиненное контекстное меню Синонимы. Выберите любой синоним и щелкните по нему левой кнопкой мыши — слово в документе заменится этим синонимом.

Для того, чтобы посмотреть все синонимы, следует выполнить команду контекстного меню Тезаурус. В тех случаях, когда команда Синонимы не отображается в контекстном меню, следует выполнить команду Сервис/Язык/Тезаурус.

2.1.6. Удаление текста

Для удаления символа справа от текстового курсора надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа слева от курсора — клавишу BackSpace.

Удалить можно любой выделенный фрагмент документа. Для этого нужно нажать клавишу Delete или BackSpace. Некоторые особенности имеет удаление элементов таблицы: клавиша Delete удаляет только содержимое выделенного элемента таблицы (текст, рисунки), а клавиша BackSpace — весь элемент со всем его содержимым.

Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. А комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.

2.2. Перемещение и копирование фрагментов документа

2.2.1. Перемещение и копирование перетаскиванием

Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.

В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием. Для перемещения следует выделить фрагмент и навести на него указатель мыши. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда переместить? (рис. 5).

Рис. 5. Перемещение фрагмента документа перетаскиванием

После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента.

После вставки текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка Параметры вставки. При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ.

Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

2.2.2. Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

Буфер обмена — специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.

Для перемещения и копирования через буфер обмена необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.

Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена — щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вырезать (также можно нажать кнопку Вырезать панели инструментов Стандартная).

Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена — щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Копировать (или нажать кнопку Копировать панели инструментов Стандартная).

Для того, чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, необходимо щелкнуть в месте вставки правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы (можно также поставить курсор в место вставки и нажать кнопку Вставить панели инструментов Стандартная).

В буфере обмена может одновременно храниться до 24 фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена, выполнив команду Правка/Буфер обмена Office. В области задач Буфер обмена отображаются все накопленные элементы.

2.2.3. Перемещение и копирование с помощью специальной вставки

Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена. Выполните команду Правка/Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 6) в списке Как выберите формат данных, вставляемых из буфера обмена. При необходимости установить связь с исходным файлом поставьте переключатель Связать (перед установкой связи с исходным файлом его необходимо сохранить в исходном приложении).

Рис. 6. Выбор формата вставляемых данных в диалоговом окне Специальная вставка

Создание документов с использованием шаблонов

Шаблоны используются для ускорения создания и оформления документов. За счет применения шаблонов обеспечивается единообразие оформления документов

Шаблон — файлы, содержащие структуру и инструменты для создания стиля и макета страницы. Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов (писем, факсов, записок и др.). Для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (команда Файл/Создать). В области задач в разделе Шаблоны необходимо выбрать ссылку На моем компьютере, в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 1).

Рис. 1. Выбор шаблона для создания документа в диалоговом окне Шаблоны

В диалоговом окне следует выбрать нужный шаблон в одной из вкладок. Для создания документов можно также пользоваться шаблонами, имеющимися в Интернете на веб-узле обновления Microsoft Office на сайте корпорации Microsoft. Для этого в области задач Создание документа следует выбрать ссылку Шаблоны на узле Office Online.

Статьи к прочтению:

Создание документа Word: работа с шаблонами, готовыми образцами оформления документов

Похожие статьи: